Der Saldo auf 1100 Debitoren sagt nur, wie viel Kunden insgesamt schulden. Ob dieses Geld bald kommt oder längst verloren ist, zeigt erst die Debitorenalter-Analyse: eine Liste aller offenen Rechnungen, gruppiert nach Tagen über Fälligkeit.
Aufbau der Analyse
| Kunde | nicht fällig | 1 bis 30 Tage | 31 bis 60 Tage | 61 bis 90 Tage | über 90 Tage | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Garage Rüegg AG | 4'200 | 4'200 | ||||
| Bäckerei Steiner | 860 | 860 | ||||
| Immo Seeland GmbH | 2'500 | 3'100 | 5'600 | |||
| Muster Events | 7'450 | 7'450 | ||||
| Total | 6'700 | 860 | 3'100 | 0 | 7'450 | 18'110 |
Das Total muss genau dem Saldo von 1100 entsprechen. Weicht es ab, gibt es Buchungen direkt auf das Sammelkonto ohne offenen Posten.
Was die Spalten bedeuten
- Nicht fällig: Normale Zahlungsfrist, meist 30 Tage. Keine Aktion nötig.
- 1 bis 30 Tage: Freundliche Zahlungserinnerung. Viele Kunden haben die QR-Rechnung schlicht übersehen.
- 31 bis 60 Tage: Mahnung. Mit der Mahnung gerät der Kunde nach Art. 102 OR in Verzug, sofern kein fester Verfalltag vereinbart war. Ab dann schuldet er Verzugszins von 5 % pro Jahr.
- 61 bis 90 Tage: Letzte Mahnung mit Ankündigung der Betreibung, Lieferstopp prüfen.
- Über 90 Tage: Betreibung einleiten oder Forderung mit dem Kunden klären. Der Ablauf ist auf dem Portal der Betreibungs- und Konkursämter beschrieben.
Die Abstufung passen Sie an Ihre Branche an. Wie Sie die Mahnstufen organisieren, zeigt der Ratgeber Forderungsmanagement und Mahnroutine.
Vom Alter zur Wertberichtigung
Zum Jahresabschluss muss jede Forderung mit dem Wert bilanziert werden, der realistisch noch eingeht. Dafür gibt es zwei Ebenen:
- Einzelwertberichtigung: Für Forderungen mit konkretem Ausfallrisiko, etwa Kunden in Betreibung, Nachlassstundung oder Konkurs. Der wahrscheinliche Ausfall wird einzeln geschätzt.
- Pauschales Delkredere: Für die übrigen Forderungen. Die Steuerbehörden akzeptieren in der Praxis ohne Nachweis eine Pauschale von 5 % auf inländischen und 10 % auf ausländischen Forderungen.
Beide werden auf 1109 Wertberichtigungen Forderungen gebucht, die Veränderung auf 3805 Verluste Forderungen, Veränderung Wertberichtigungen. Eine Forderung, die einzeln wertberichtigt wurde, darf nicht zusätzlich ins pauschale Delkredere einfliessen.
Im Beispiel oben ist die Forderung an Muster Events seit über 90 Tagen offen und in Betreibung. Sie wird zu 50 % einzeln berichtigt (CHF 3'725). Auf die restlichen CHF 10'660 Inlandforderungen kommen 5 % Delkredere (CHF 533).
Kennzahl für die Geschäftsleitung
Neben der Tabelle hilft eine Zahl: die durchschnittliche Zahlungsdauer (Days Sales Outstanding). Sie berechnen sie als Debitorenbestand geteilt durch Umsatz der letzten zwölf Monate mal 365. Steigt der Wert von Quartal zu Quartal, zahlen Ihre Kunden langsamer, auch wenn noch keine Rechnung über 90 Tage offen ist. Weitere Kennzahlen stehen unter Einfache Kennzahlen aus der Buchhaltung.
Verjährung im Blick
Forderungen verjähren in der Schweiz grundsätzlich nach zehn Jahren, viele typische KMU-Forderungen wie aus Kleinverkauf von Waren oder Handwerksarbeit jedoch bereits nach fünf Jahren (Art. 128 OR). Eine Betreibung unterbricht die Verjährung. Alte Posten ohne Aktion sollten deshalb nie einfach liegen bleiben.
Wann eine Forderung definitiv ausgebucht wird, erklärt Uneinbringliche Forderungen und Ausbuchung. Die Bereinigung der Liste zum Jahresende beschreibt Debitorenliste zum Jahresende bereinigen.