Auf dem Bankkonto gehen 865.40 CHF ein, ohne QR-Referenz, mit dem Vermerk „Rechnung“ und einem Absender, den niemand kennt. Oder eine Belastung von 49 CHF erscheint, für die kein Beleg vorliegt. Solche Bewegungen müssen gebucht werden, damit der Bankabgleich stimmt, aber die richtige Gegenbuchung ist noch unbekannt. Dafür gibt es das Klärungskonto.
Wohin mit ungeklärten Beträgen?
| Bewegung | Klärungskonto | Begründung |
|---|---|---|
| unbekannter Zahlungseingang | Passivseite, z. B. Unterkonto zu 2210 Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten | Sie halten Geld, das Ihnen eventuell nicht gehört |
| unbekannte Belastung | Aktivseite, z. B. Unterkonto zu 1190 Sonstige kurzfristige Forderungen | Sie haben Anspruch auf Beleg oder Rückerstattung |
Viele Unternehmen führen auch ein einziges Konto „Ungeklärte Zahlungen“. Das funktioniert, solange Ein- und Ausgänge auf Postenebene getrennt bleiben und das Konto zum Abschluss leer ist. Ein Klärungskonto ersetzt nie den Beleg; es dokumentiert nur, dass die Abklärung läuft.
Häufige Ursachen in der Schweiz
- Zahlung ohne QR-Referenz: Der Kunde hat den Betrag manuell erfasst oder die Referenz weggelassen. Suchen Sie nach Betrag und Name in den offenen Posten.
- Sammelzahlung eines Grosskunden: Ein Betrag deckt mehrere Rechnungen ab; das Zahlungsavis kommt separat per E-Mail. Siehe Zahlungsavis von Grosskunden.
- Sammelgutschrift ohne camt.054: Die Bank zeigt nur die Summe. Laden Sie das Detailavis nach.
- Zahlung für eine andere Gesellschaft in der Gruppe oder an eine alte Bankverbindung.
- Auszahlung eines Zahlungsdienstleisters wie TWINT, Kartenacquirer oder Onlineshop, deren Abrechnung noch fehlt.
- Belastung ohne Beleg: Bankgebühr, Abo per Karte, Lastschrift eines Lieferanten.
Klärungsprozess
- Sofort buchen, damit der Bankabgleich aufgeht, mit vollständigem Bankbuchungstext im Beschrieb.
- Verantwortliche Person festlegen: Debitorenbuchhaltung bei Eingängen, Kreditorenbuchhaltung bei Belastungen.
- Innert einer Woche nachfragen: beim Kunden, bei der Bank oder intern.
- Umbuchen, sobald klar ist, wohin der Betrag gehört, etwa Klärungskonto an 1100 Debitoren.
- Nach Frist eskalieren: Posten älter als 30 Tage gehören in die Übergabe an die Geschäftsleitung.
Was, wenn sich der Absender nie meldet?
Einen fremden Zahlungseingang dürfen Sie nicht einfach als Ertrag verbuchen. Ist der Absender bekannt, zahlen Sie ihm den Betrag zurück. Ist er unbekannt, kann Ihnen die Bank helfen, die Auftraggeberbank zu kontaktieren. Erst nach erfolgloser Abklärung und mit Zustimmung der Treuhand wird ein Kleinbetrag ausgebucht, dokumentiert mit allen Abklärungsschritten.
Kontrolle vor dem Monatsabschluss
| Prüfung | Ziel |
|---|---|
| Saldo Klärungskonto | möglichst null, Rest erklärt |
| Alter der Posten | keine älter als 30 Tage ohne Eskalation |
| Notizen | jeder Posten mit Stand der Abklärung |
| Jahresende | Restposten mit Treuhand besprechen, nicht in neues Jahr verschleppen |
Weitere Details zum Konto selbst stehen auf der Seite Ungeklärte Zahlungseingänge im Kontenrahmen. Wie Sie Eingänge ohne Referenz systematisch zuordnen, zeigt der Ratgeber Zahlungseingang ohne Referenz klären. Den grundsätzlichen Unterschied zu Durchlaufkonten erklärt der Beitrag Klärungs- und Durchlaufkonten.