Mit der QR-Rechnung und der strukturierten QR-Referenz lassen sich die meisten Zahlungseingänge in der Schweiz automatisch zuordnen. Trotzdem bleiben Fälle übrig: Kunden überweisen ohne Referenz, zahlen mehrere Rechnungen auf einmal, schreiben eine falsche Nummer in die Mitteilung oder bezahlen aus dem Ausland per SEPA.
Klärungskonto einrichten
Für solche Zahlungen wird ein Klärungskonto angelegt, etwa als Unterkonto zu 2210 Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten mit der Bezeichnung «Ungeklärte Zahlungseingänge». Als Passivkonto zeigt es, dass das Geld noch niemandem zugeordnet ist und möglicherweise zurückbezahlt werden muss.
| Schritt | Buchung |
|---|---|
| Eingang ohne Zuordnung | 1020 an Klärungskonto |
| Zuordnung gefunden | Klärungskonto an 1100 Debitoren |
| Doppelzahlung oder Fehlüberweisung, Rückzahlung | Klärungskonto an 1020 |
Ursachen und Abhilfe
| Ursache | Abhilfe |
|---|---|
| Kunde zahlt ohne QR-Code, z. B. per Dauerauftrag | Kunde auf QR-Rechnung oder eBill hinweisen |
| Sammelzahlung für mehrere Rechnungen | Zahlungsavis anfordern |
| Zahlung aus dem Ausland ohne SCOR-Referenz | Creditor Reference auf EUR-Rechnungen angeben |
| Teilzahlung mit Abzug | Differenz klären, siehe Rundungsdifferenzen |
| Gutschrift einer Versicherung oder Behörde | Absender und Dossier identifizieren |
Die Detailmeldungen im camt.054-Format helfen bei Sammelgutschriften, weil sie jede einzelne Zahlung mit Referenz ausweisen. Praktische Tipps stehen im Ratgeber Zahlungseingang ohne Referenz klären.
Klärungsprozess
- Zahlungen auf dem Klärungskonto mindestens wöchentlich durchgehen.
- Name, Betrag und Mitteilung mit offenen Posten und Kundenstamm vergleichen.
- Kunden kontaktieren, wenn keine Zuordnung möglich ist.
- Ergebnis im Buchungstext dokumentieren.
Nicht vorschnell als Ertrag ausbuchen
Ein Betrag, der seit Monaten ungeklärt ist, darf nicht einfach als Ertrag verbucht werden. Er kann einem Kunden gehören, der eine Rückforderung stellen kann. Forderungen verjähren nach Schweizer Recht in der Regel erst nach mehreren Jahren. Erst wenn die Abklärungen dokumentiert und erfolglos sind, ist eine Ausbuchung vertretbar, idealerweise mit Rücksprache der Revisionsstelle oder des Treuhänders.
Abschluss
Zum Jahresende sollte das Klärungskonto möglichst leer sein. Verbleibende Posten werden in einer Liste mit Datum, Betrag, Absender und Stand der Abklärung dokumentiert. Den allgemeinen Umgang mit Durchlaufposten beschreibt Klärungs- und Durchlaufkonten im Kontenrahmen.