Ein Durchlaufkonto ist eine Zwischenstation: Ein Betrag wird darauf gebucht und kurz darauf mit einer zweiten Buchung wieder ausgebucht. Ein Klärungskonto ist ein Parkplatz für Beträge, deren richtige Zuordnung noch fehlt. Beide sind nützlich, solange sie leer bleiben. Mit Restsalden werden sie zum Sammelbecken für Fehler, das spätestens beim Jahresabschluss teuer wird.
Die wichtigsten Durchlaufkonten in Schweizer KMU
| Konto | Wofür | Ausgeglichen durch |
|---|---|---|
| Geldtransfer | Bareinzahlung auf die Bank, Übertrag zwischen Bank und PostFinance | Gegenbuchung auf dem zweiten Konto |
| 1045 Kreditkarten/Debitkarten | Kartenumsatz bis zur Auszahlung des Acquirers | Bankgutschrift und Kommission |
| Lohndurchlauf | Nettolöhne bis zur Zahlung | Zahlungsdatei pain.001 |
| 2201 Abrechnungskonto MWST | Saldo aus Umsatzsteuer und Vorsteuer pro Abrechnungsperiode | Zahlung an die ESTV |
| Klärungskonto | ungeklärte Zahlungseingänge und -ausgänge | Zuordnung zu Debitor, Kreditor oder Aufwand |
Die Kontonummern 1045 und 2201 stammen aus dem Schweizer Kontenrahmen KMU. Für Geldtransfer, Lohndurchlauf und Klärungen legen viele Unternehmen eigene Konten in der Gruppe der flüssigen Mittel bzw. der kurzfristigen Verbindlichkeiten an.
Das Abrechnungskonto MWST richtig nutzen
Wer nach der effektiven Methode abrechnet, sammelt Umsatzsteuer auf 2200 und Vorsteuer auf 1170 und 1171. Am Ende des Quartals werden beide auf das Abrechnungskonto 2201 übertragen. Sein Saldo muss genau der Zahllast oder dem Guthaben laut MWST-Abrechnung entsprechen und wird mit der Zahlung an die ESTV ausgeglichen. Steht nach der Zahlung ein Rest, stimmt etwas nicht: ein Verzugszins, eine Korrektur oder eine Buchung in der falschen Periode. Wie Sie dem nachgehen, zeigt der Ratgeber Abstimmung des MWST-Kontos.
Regeln für das Klärungskonto
- Nur mit Notiz: Jeder Posten erhält einen Text, was bekannt ist und wer abklärt.
- Frist: Posten älter als 30 Tage werden in der Monatsbesprechung genannt.
- Keine Aufwandsbuchung aus Bequemlichkeit: Ein Betrag wird erst ausgebucht, wenn der Beleg vorliegt.
- Keine Saldierung: Ein unklarer Eingang über 800 CHF und ein unklarer Ausgang über 800 CHF sind zwei Fälle, nicht null.
Die Arbeit an einzelnen offenen Zahlungen beschreibt der Ratgeber Ungeklärte Zahlungen und Klärungskonten.
Warum die Bilanz keine Durchlaufkonten zeigen darf
Die Jahresrechnung soll die wirtschaftliche Lage zuverlässig darstellen (Art. 958 OR). Ein Restsaldo auf einem Transfer- oder Klärungskonto ist keine Position, die ein Leser versteht. Vor dem Abschluss wird jeder Saldo entweder geklärt und umgebucht oder, wenn er wirklich eine Forderung oder Verbindlichkeit darstellt, in die passende Bilanzposition umgegliedert.
Monatliche Kontrolle in fünf Minuten
| Konto | Erwarteter Saldo am Monatsende |
|---|---|
| Geldtransfer | 0, ausser Bareinzahlung unterwegs mit Datum |
| 1045 | Kartenumsätze der letzten ein bis drei Tage |
| Lohndurchlauf | 0 nach dem Lohnlauf |
| 2201 | Zahllast der abgelaufenen, noch nicht bezahlten Periode |
| Klärungskonto | nur Posten mit Notiz und Frist |
Mehr Hintergrund zu Aufbau und Benennung solcher Konten finden Sie unter Klärungs- und Durchlaufkonten im Kontenrahmen.