Ein Büro wird von zwei Abteilungen genutzt, ein Lieferwagen fährt für Montage und Verkauf, die Informatik dient der GmbH und der Schwestergesellschaft. Solche gemeinsamen Kosten fallen einmal an, gehören aber mehreren Bereichen. Wie Sie sie verteilen, hängt vom Zweck ab: interne Steuerung, MWST oder Verrechnung an Dritte.
Drei Zwecke, drei Regeln
| Zweck | Wer verlangt es | Wirkung |
|---|---|---|
| Interne Steuerung | Geschäftsleitung | Kostenstellen zeigen, welcher Bereich rentiert |
| MWST bei gemischter Verwendung | Mehrwertsteuergesetz | Vorsteuer nur für den Anteil steuerbarer Tätigkeiten |
| Verrechnung an andere Gesellschaften | Steuerrecht, Fremdvergleich | Rechnung zu marktüblichen Bedingungen |
Für die interne Steuerung haben Sie viel Freiheit. Für MWST und Gruppenverrechnungen muss der Schlüssel sachgerecht und nachvollziehbar sein.
Gängige Umlageschlüssel
| Kostenart | Sinnvoller Schlüssel |
|---|---|
| Miete, Nebenkosten | genutzte Fläche in m² |
| Informatik, Software | Anzahl Arbeitsplätze oder Benutzer |
| Fahrzeug | gefahrene Kilometer laut Fahrtenbuch |
| Buchhaltung, Administration | Umsatz oder Anzahl Belege |
| Versicherungen | versicherte Werte oder Lohnsumme |
Legen Sie den Schlüssel einmal pro Jahr fest, dokumentieren Sie die Berechnung und ändern Sie ihn nur bei einer echten Veränderung, etwa einem Umzug.
MWST: Vorsteuerkorrektur bei gemischter Verwendung
Unternehmen, die neben steuerbaren auch von der Steuer ausgenommene Leistungen erbringen, dürfen die Vorsteuer auf gemeinsamen Kosten nur anteilig abziehen (Art. 30 MWSTG). Typische Fälle:
- Eine Immobilienfirma vermietet Büros mit Option und Wohnungen ohne Option.
- Eine Arztpraxis verkauft neben ausgenommenen Heilbehandlungen auch steuerbare Produkte.
- Ein Verein hat neben Mitgliederbeiträgen steuerbare Sponsoringerträge.
Der Verteilschlüssel für die Vorsteuer muss die tatsächliche Verwendung abbilden. Die ESTV beschreibt mögliche Methoden in ihren MWST-Info zur Vorsteuerkorrektur. Für Unternehmen mit Saldosteuersatz entfällt diese Rechnung, da keine Vorsteuer abgezogen wird. Praktische Beispiele stehen im Beitrag Vorsteuerkürzung bei gemischter Verwendung.
Kosten zwischen Gesellschaften
Teilen sich mehrere Gesellschaften Büro, Personal oder Software, stellt die Gesellschaft, die die Kosten trägt, den anderen Rechnung. Die Verrechnung sollte einem Fremdvergleich standhalten; ein zu tiefer oder fehlender Preis kann steuerlich als geldwerte Leistung an Beteiligte gelten. Die Rechnung ist in der Regel MWST-pflichtig, ausser beide Gesellschaften bilden eine MWST-Gruppe. Details zum Ablauf zeigt der Ratgeber Intercompany-Verrechnungen und Weiterbelastungen.
Privatanteile bei Einzelunternehmen
Nutzt der Inhaber einer Einzelfirma Fahrzeug, Telefon oder Räume auch privat, wird der Privatanteil aus den Geschäftskosten ausgeschieden. Buchhalterisch erscheint er als Ertrag auf 3710 Eigenverbrauch oder als Minderung des Aufwands, mit Gegenbuchung auf das Privatkonto 2820 Kapitalanlagen und Kapitalrückzüge. Für Fahrzeuge veröffentlicht die ESTV eine Pauschale; prüfen Sie den aktuellen Satz vor jeder Abrechnung. Mehr im Beitrag Geschäftsfahrzeug: Privatanteil korrekt buchen.
Umsetzung in der Buchhaltung
- Gemeinsame Kosten zuerst auf einer Sammelkostenstelle erfassen.
- Monatlich oder quartalsweise mit einer Umlagebuchung nach Schlüssel verteilen.
- MWST-relevante Kürzungen separat buchen, nicht in der internen Umlage verstecken.
- Schlüssel, Berechnung und Grundlagen (Flächenplan, Fahrtenbuch) im Abschlussdossier ablegen.
Wie Sie Kostenstellen aufbauen, erklärt der Ratgeber Kostenstellen in der Buchhaltung.