Eine Software-Lizenz für zwölf Monate ab Juli, eine Markenlizenz für drei Jahre im Voraus oder eine Royalty-Abrechnung, die erst im Februar kommt: Alle diese Fälle brauchen eine Abgrenzung, damit die Jahresrechnung nach dem Grundsatz der Periodengerechtigkeit stimmt.
Die vier Abgrenzungsfälle
| Fall | Konto im KMU-Kontenrahmen |
|---|---|
| Lizenzaufwand bezahlt, betrifft Folgejahr | 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen |
| Lizenzertrag verdient, noch nicht fakturiert | 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen |
| Lizenzaufwand angefallen, noch nicht verrechnet | 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen |
| Lizenzertrag erhalten, betrifft Folgejahr | 2300 bzw. Unterkonto «Erhaltener Ertrag des Folgejahres» |
Im Schulkontenrahmen sind 1300 und 2300 je ein Sammelkonto. Wer viele Lizenzen hat, legt Unterkonten pro Thema an, zum Beispiel «Vorausbezahlte Software-Lizenzen».
Beispiel: Jahreslizenz ab 1. Oktober
Ein Treuhandbüro mit Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr zahlt am 1. Oktober CHF 7 200 für eine Branchensoftware, gültig zwölf Monate.
- Zahlung: 6570 Informatikaufwand an 1020 CHF 7 200
-
- Dezember: 1300 an 6570 CHF 5 400 (neun Monate betreffen das Folgejahr)
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- Januar: Rückbuchung 6570 an 1300 CHF 5 400
Wesentlichkeit
Das OR verlangt keine Abgrenzung von Kleinstbeträgen. Viele KMU legen eine Grenze fest, unter der Lizenzen direkt als Aufwand gebucht werden. Diese Regel sollte schriftlich festgehalten und stetig angewendet werden.
Lizenzgeber: Vorauszahlungen von Kunden
Erhält ein Softwareunternehmen Jahresgebühren im Voraus, ist der Teil für das Folgejahr ein erhaltener Ertrag des Folgejahres. Die MWST ist dabei nach der gewählten Abrechnungsart bereits mit der Rechnung bzw. Zahlung geschuldet, auch wenn der Ertrag buchhalterisch abgegrenzt wird. Die Abgrenzung betrifft also nur die Erfolgsrechnung, nicht die MWST-Abrechnung.
Kontrolle beim Abschluss
- Lizenzverträge mit Laufzeit, Betrag und Zahlungsdatum auflisten.
- Abgegrenzten Betrag pro Vertrag berechnen und mit dem Saldo von 1300 bzw. 2300 abstimmen.
- Rückbuchungen im neuen Jahr nicht vergessen.
Wie transitorische Posten allgemein kontrolliert werden, zeigt der Beitrag zur Kontrolle der transitorischen Aktiven und Passiven. Für die Kostenseite siehe auch Lizenz- und Royaltyaufwand.