Mieter von Geschäftsräumen zahlen die Nebenkosten in der Schweiz meist als monatliche Akontozahlung zusammen mit dem Mietzins. Die effektive Abrechnung erstellt der Vermieter oder die Verwaltung einmal pro Jahr. Die Abrechnungsperiode läuft häufig nicht mit dem Kalenderjahr, sondern zum Beispiel vom 1. Juli bis 30. Juni, passend zur Heizperiode.
Akonto oder Pauschale?
| Variante | Folge für die Buchhaltung |
|---|---|
| Akontozahlungen | Nachzahlung oder Rückerstattung nach Abrechnung, Abgrenzung nötig |
| Pauschale | keine Abrechnung, keine Abgrenzung |
Nebenkosten muss der Mieter nur bezahlen, wenn sie im Mietvertrag besonders vereinbart sind (Art. 257a OR). Bei Akontozahlungen hat der Vermieter mindestens einmal jährlich abzurechnen, und der Mieter darf die Belege einsehen (Art. 257b OR).
Schätzung zum Jahresabschluss
- Abrechnungen der letzten zwei bis drei Perioden heranziehen.
- Durchschnittliche Nachzahlung oder Rückerstattung pro Monat berechnen.
- Anteil auf die Monate bis zum Bilanzstichtag umrechnen.
- Besondere Effekte berücksichtigen, etwa stark gestiegene Energiepreise oder ein kalter Winter.
| Erwartung | Buchung am 31.12. |
|---|---|
| Nachzahlung | 6000 Raumaufwand an 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen |
| Rückerstattung | 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen an 6000 |
Beispiel
Abrechnungsperiode 1. Juli bis 30. Juni. In den letzten Jahren waren durchschnittlich CHF 1 800 pro Periode nachzuzahlen. Für Juli bis Dezember wird die Hälfte abgegrenzt: 6000 an 2300 CHF 900. Trifft die Abrechnung im Herbst des Folgejahres ein, wird die Abgrenzung aufgelöst und die effektive Nachzahlung verbucht.
MWST
Hat der Vermieter für die Versteuerung der Miete optiert, enthalten auch die Nebenkosten MWST und die Vorsteuer kann geltend gemacht werden, sobald die Abrechnung vorliegt. Ohne Option gibt es keine Vorsteuer. Die Abgrenzung erfolgt immer ohne MWST-Code, weil noch keine Rechnung vorliegt.
Strom und Internet nicht vermischen
Strom wird bei Geschäftsräumen oft direkt mit dem Elektrizitätswerk abgerechnet und gehört auf 6400 Energie- und Entsorgungsaufwand, nicht zu den Nebenkosten. Die übrigen Mietkosten sind unter Miete und Raumkosten beschrieben, die Vorgehensweise bei Schätzungen unter Abgrenzungen aus Systemlisten.