Ob Mengenrabatt am Jahresende, Kulanz nach einer Reklamation oder Korrektur einer falsch fakturierten Position: Eine Gutschrift an einen Kunden reduziert den Erlös. Der Schweizer Kontenrahmen KMU fasst solche Vorgänge auf 3800 Erlösminderungen zusammen.
Arten von Erlösminderungen
| Art | Zeitpunkt | Konto |
|---|---|---|
| Rabatt auf der Rechnung | sofort | Erlös netto, keine separate Buchung |
| Nachträglicher Rabatt, Bonus | nach Abrechnung | 3800, Unterkonto «Rabatte und Boni» |
| Skonto | bei Zahlung | 3800, Unterkonto «Skonti» |
| Kulanzgutschrift | nach Reklamation | 3800, Unterkonto «Preisnachlässe» |
| Rücknahme von Ware | bei Retoure | siehe Verkaufsretouren |
Wer Erlösminderungen über 3800 bucht statt direkt auf 3200 oder 3400, sieht den Bruttoumsatz und die gewährten Nachlässe getrennt.
MWST: Entgeltsminderung
Eine Gutschrift ist mehrwertsteuerlich eine Entgeltsminderung. Die geschuldete Umsatzsteuer wird in der Periode reduziert, in der die Gutschrift erteilt bzw. bei vereinnahmtem Entgelt ausbezahlt wird.
- Buchung: 3800 und 2200 Umsatzsteuer an 1100 Forderungen
Die Gutschrift sollte auf die ursprüngliche Rechnung verweisen und die MWST zum gleichen Satz ausweisen. Wurde die Originalrechnung zu 2,6 % und 8,1 % gemischt gestellt, ist die Gutschrift entsprechend aufzuteilen. Wie das in der Abrechnung erscheint, erklärt der Beitrag zu MWST bei Retouren und Gutschriften.
Gutschrift ist nicht gleich Gutschrift
Im Schweizer Sprachgebrauch bezeichnet «Gutschrift» auch das Gutschriftsverfahren: Der Leistungsempfänger erstellt die Abrechnung, die als Rechnung des Lieferanten gilt. Das ist eine Abrechnungsform, keine Erlösminderung. Beide Bedeutungen sollten im Kontierungshandbuch klar getrennt sein.
Jahresboni abgrenzen
Gewährst du Kunden einen Jahresbonus, der erst im Folgejahr gutgeschrieben wird, ist er per Bilanzstichtag zu schätzen:
- 3800 an 2300 Passive Rechnungsabgrenzungen
Die MWST wird erst mit der tatsächlichen Gutschrift korrigiert.
Saldosteuersatz
Bei der Saldosteuersatzmethode wirken Erlösminderungen direkt auf den Bruttoumsatz, auf den der Saldosteuersatz angewendet wird. Es braucht keine separate MWST-Buchung.
Kontrolle
- Gutschriften brauchen eine Freigabe, damit nicht jede Reklamation automatisch Umsatz kostet.
- Gutschriften monatlich nach Kunde und Grund auswerten.
- Offene Gutschriften mit der Debitorenliste zum Jahresende abgleichen.