Nicht jede Buchung lässt sich in einem Schritt erledigen. Geld wechselt zwischen zwei Bankkonten, Löhne werden gesammelt ausbezahlt, eine Zahlung kann keiner Rechnung zugeordnet werden. Für solche Zwischenschritte gibt es Hilfskonten. Richtig eingesetzt machen sie die Buchhaltung klarer, falsch eingesetzt verstecken sie Fehler.
Typen von Hilfskonten
| Konto | Zweck | Sollte null sein |
|---|---|---|
| Geldtransferkonto | Überträge zwischen Bank, PostFinance und Kasse | nach jedem Transfer |
| Lohndurchlaufkonto | Nettolöhne zwischen Lohnlauf und Bankbelastung | nach jeder Lohnzahlung |
| Klärungskonto Zahlungseingänge | Zahlungen, die keinem Kunden zugeordnet werden können | zum Monatsende |
| Klärungskonto Zahlungsausgänge | Belastungen ohne Beleg | zum Monatsende |
| MWST-Abrechnungskonto 2201 | Saldo der MWST pro Periode | nach Zahlung an die ESTV |
Die Hilfskonten werden im KMU-Kontenrahmen meist am Ende der Gruppe 100 Flüssige Mittel oder in den übrigen kurzfristigen Forderungen und Verbindlichkeiten angelegt. Wichtig ist eine sprechende Bezeichnung, damit niemand sie mit einem echten Bankkonto verwechselt.
Geldtransfer richtig buchen
Eine Überweisung vom UBS-Konto auf das PostFinance-Konto erscheint in zwei Kontoauszügen, oft an unterschiedlichen Tagen. Mit dem Transferkonto wird jede Seite aus ihrem eigenen Auszug gebucht:
- Belastung UBS: Geldtransferkonto an 1020 UBS
- Gutschrift PostFinance: 1021 PostFinance an Geldtransferkonto
So entstehen keine Doppelbuchungen beim automatischen Import von camt-Dateien.
Klärungskonto mit Disziplin
Eine Zahlung ohne QR-Referenz und ohne erkennbare Mitteilung landet auf dem Klärungskonto. Danach:
- Zahlungsdetails aus der camt.054 oder beim Bankberater abklären
- Kunde kontaktieren, wenn der Betrag zu keiner offenen Rechnung passt
- nach Klärung umbuchen und auf dem Klärungskonto eine Notiz zum Fall hinterlassen
Ein Klärungskonto mit Posten, die älter als ein Monat sind, ist ein Warnsignal.
Zum Jahresabschluss
Per Bilanzstichtag sollten alle Durchlaufkonten null sein. Lässt sich ein Saldo nicht vermeiden, etwa eine Bankübertragung am 31. Dezember, die erst am 3. Januar gutgeschrieben wird, gehört er mit Erklärung in die Abschlussdokumentation. Ungeklärte Altsalden dürfen nicht einfach in den Aufwand gebucht werden, ohne dass ihre Herkunft geprüft ist.
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