Budjetti näyttää, mitä pienyritys odottaa myynniltä, kuluilta ja tulokselta. Kassavirtaennuste näyttää, milloin rahat todella tulevat tilille ja milloin ne lähtevät. Tämä ero ratkaisee, koska kannattavakin yritys voi joutua kassapaineeseen, jos asiakkaat maksavat myöhässä tai useat isot maksut osuvat samaan kuukauteen.
Hyvä ennuste yhdistää avoimet myyntilaskut, ostolaskut, palkat, ALV:n, YEL-maksut, lainat, vuokrat, ohjelmistot ja muut toistuvat kulut. Kun kaikki näkyy samassa näkymässä, yritys voi päättää ajoissa eikä vasta pankkitilin kiristyessä.
Budjetti ja kassavirta eivät ole sama asia
| Osa | Mitä se näyttää | Mihin sitä käytetään |
|---|---|---|
| Budjetti | odotettu myynti, kulut ja tulos | tavoitteet ja kannattavuus |
| Kassavirtaennuste | maksujen todellinen ajoitus | maksuvalmius ja vararahat |
| Toteumaseuranta | poikkeamat suunnitelmasta | korjaavat päätökset |
Budjetti voi näyttää hyvää tulosta, vaikka kassavirta olisi tiukka. Esimerkiksi myynti kirjautuu jo laskutushetkellä, mutta rahat tulevat vasta maksuehdon jälkeen.
Esimerkki kolmen kuukauden näkymästä
| Rivi | Huhtikuu | Toukokuu | Kesäkuu |
|---|---|---|---|
| Alkusaldo | 18 000 | 12 500 | 24 000 |
| Asiakasmaksut | 42 000 | 58 000 | 50 000 |
| Toimittajat ja tilaukset | -21 000 | -23 500 | -20 000 |
| Palkat ja henkilösivukulut | -18 000 | -18 000 | -18 000 |
| ALV, YEL, lainat ja muut maksut | -8 500 | -5 000 | -12 000 |
| Loppusaldo | 12 500 | 24 000 | 24 000 |
Taulukko ei vaadi monimutkaista mallia. Tärkeintä on, että pienyritys näkee etukäteen, milloin loppusaldo painuu liian alas.
Mitä ennusteesta usein puuttuu?
- myöhässä maksavat asiakkaat ja realistinen maksupäivä
- ALV-maksut ja mahdolliset verotilin tapahtumat
- palkat, lomarahat, YEL ja muut henkilöstöön liittyvät maksut
- lainanlyhennykset, leasing, vakuutukset ja ohjelmistot
- varaston tai projektien sitoma raha ennen asiakkaan maksua
Syvempi käytännön malli löytyy oppaasta kassavirtaennuste pienyritykselle. Päivittäiseen seurantaan auttaa myös kassavirran hallinta pienyrityksessä.
Kuukausittainen rutiini
- Aloita pankkitilien todellisesta saldosta.
- Siirrä avoimet myyntilaskut ennusteeseen realistisella maksupäivällä.
- Lisää ostolaskut, palkat, ALV, lainat ja toistuvat kulut.
- Vertaa edelliseen ennusteeseen ja merkitse suurimmat poikkeamat.
- Tee päätös: muistuta asiakasta, siirrä hankintaa, neuvottele maksuehtoja tai kasvata puskuria.
Jos tilaukset ja toistuvat kulut kirjanpidossa ovat kunnossa, ennusteesta tulee heti luotettavampi.
Kolme skenaariota riittää
| Skenaario | Oletus | Mitä se paljastaa |
|---|---|---|
| Perus | asiakkaat maksavat kuten ennen | normaali maksukyky |
| Varovainen | isoin asiakas maksaa kuukauden myöhässä | puskurin tarve |
| Kasvu | myynti kasvaa, mutta ostot ja palkat kasvavat ensin | rahoitustarve |
Varovainen skenaario on usein tärkein. Se näyttää, selviääkö yritys ilman paniikkiratkaisuja, jos rahat tulevat hitaammin kuin toivotaan.
Yhteenveto
Budjetti antaa suunnan, kassavirtaennuste antaa ajoituksen ja kuukausiseuranta tekee molemmista käyttökelpoisia. Pienyritykselle paras malli on yksinkertainen, säännöllinen ja sidottu todellisiin maksuihin.