Kone, erikoistilaus tai suuri tavaraerä vaatii usein ennakkomaksun. Ennen toimitusta yritys ei ole saanut mitään – sillä on vain oikeus toimitukseen. Ennakko ei siis ole kulu eikä käyttöomaisuutta, vaan ennakkomaksu.
Tilit
Kirjanpitoasetuksen tasekaavassa ennakkomaksuja esiintyy usealla paikalla sen mukaan, mitä ostetaan:
| Ostetaan | Tase-erä |
|---|---|
| Kone, ajoneuvo, rakennus tai sen perusparannus | Aineelliset hyödykkeet: ennakkomaksut ja keskeneräiset hankinnat |
| Ohjelmisto, lisenssi | Aineettomat hyödykkeet: ennakkomaksut |
| Tavarat, raaka-aineet | Vaihto-omaisuus: ennakkomaksut |
| Palvelut | Muut saamiset tai siirtosaamiset |
Jako pitää investoinnit näkyvissä käyttöomaisuuden muutoksissa ja kertoo, paljonko rahaa on kiinni avoimissa tilauksissa.
Arvonlisävero
Ennakkoon sisältyvän veron saa vähentää, kun ennakko on maksettu ja siitä on lasku, jossa on arvonlisäverolain edellyttämät tiedot. Pelkkä tarjous tai tilausvahvistus ei riitä. Vähennyksen ehdot: arvonlisäveron vähennys ostoista.
Esimerkki
Koneen hinta 30 000 € + ALV 25,5 %, ennakko 30 %.
Ennakon maksu ennakkolaskun perusteella
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Ennakkomaksut (aineelliset hyödykkeet) | 9 000 | |
| Ostojen ALV | 2 295 | |
| Pankkitili | 11 295 |
Loppulasku toimituksessa
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Koneet ja kalusto | 30 000 | |
| Ostojen ALV (loppuosa) | 5 355 | |
| Ennakkomaksut (aineelliset hyödykkeet) | 9 000 | |
| Ostovelat | 26 355 |
Loppulaskussa on oltava ennakko ja sen vero vähennettyinä; muuten vero tulee vähennetyksi kahdesti.
Riskin seuranta
Ennakko on vakuudeton laina toimittajalle. Pidä lista avoimista ennakoista toimituspäivineen ja tarkista se kuukausittain. Suurissa summissa voi pyytää toimittajan pankilta ennakkomaksutakausta. Jos toimitus viivästyy pahasti tai toimittaja ajautuu vaikeuksiin, ennakon arvo on arvioitava tilinpäätöksessä.
Yleisiä virheitä
- Ennakko kirjattu suoraan kuluksi.
- ALV vähennetty ilman ennakkolaskua.
- Loppulasku kirjattu purkamatta ennakkoa, jolloin ennakkotili jää roikkumaan ja ostovelka on liian suuri.
Asiakkailta saadut ennakot: ennakkomaksut asiakkailta.