Kirjanpitojärjestelmän vaihto epäonnistuu harvoin siksi, että uusi ohjelma olisi huono. Yleensä ongelmat syntyvät siitä, että lähtötiedot ovat epäselvät tai siirtymä tehdään liian kiireellä.
Mitä pitää tarkistaa ennen vaihtoa?
- avoimet myynti- ja ostolaskut
- pankkitilien ja saldojen täsmäytys
- käytössä oleva tilikartta
- ALV-käsittely ja raportointijakso
- tuotavat asiakas- ja toimittajatiedot
Missä data useimmiten liikkuu?
Monessa yrityksessä osa tiedoista on edelleen taulukoissa. Siksi myös Excel CSV-muunnin voi olla hyödyllinen apu, jos tuotavia listoja pitää siivota ennen siirtoa.
Tee nämä päätökset etukäteen
- mikä on siirtymäpäivä
- mitä tietoja tuodaan historiasta ja mitä aloitetaan puhtaalta pöydältä
- kuka tarkistaa lopputuloksen ensimmäisen kuukauden aikana
Jos tilikartta on vanhassa järjestelmässä epäselvä, vaihto on hyvä hetki rakentaa uusi tilikartta selkeämmäksi.
Yhteenveto
Hyvä järjestelmävaihto on ennen kaikkea dataprojekti ja vasta sen jälkeen ohjelmistoprojekti. Mitä selkeämpi rakenne ennen siirtymää, sitä rauhallisempi aloitus uudessa järjestelmässä.