Automaattisesti syntyvillä vienneillä – myyntilaskuilla, pankkisyötteellä, palkka-ajolla – on selvä lähde. Manuaaliset viennit, kuten jaksotukset, siirrot, oikaisut ja tilinpäätösviennit, syntyvät kirjanpitäjän pöydällä. Juuri ne muuttavat tulosta usein eniten, ja siksi niiden kirjausketjun on oltava aukoton.
Mitä laki edellyttää
Kirjanpitolain mukaan jokaisen kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, ja kirjausketjun on oltava todettavissa vaivattomasti tositteesta kirjanpitoon ja tilinpäätökseen ja päinvastoin. Kirjanpitomerkintää ei saa muuttaa tai poistaa niin, että alkuperäinen merkintä ei olisi todettavissa. Käsin tehdyn viennin tositteena toimii muistiotosite, jossa on laskelma tai selvitys.
Sisäiset pelisäännöt
| Sääntö | Käytäntö |
|---|---|
| Kuka saa tehdä manuaalisia vientejä | kirjanpitäjä ja tilitoimisto, ei muut käyttäjät |
| Tosite | laskelma, sopimus tai päätös liitteenä |
| Selite | kuvaava: ”Ohjelmistotilauksen siirto toimistotarvikkeista ohjelmistokuluihin, tammi–maaliskuu” |
| Kahden henkilön hyväksyntä | tietyn summan yli tai herkillä tileillä |
| Ajoitus | hyväksytty ennen kuukauden sulkemista, kausi lukitaan sen jälkeen |
Kulku
- Vienti tallennetaan luonnoksena tositteineen.
- Toinen henkilö tarkistaa summan ylittävät ja herkkien tilien viennit.
- Hyväksynnän jälkeen vienti on lopullinen.
- Jos virhe löytyy, tehdään oikaisuvienti nykyiselle avoimelle kaudelle viittauksin alkuperäiseen. Alkuperäinen ja oikaisu näkyvät molemmat.
Herkät tilit
- Oma pääoma ja edellisten tilikausien voitto: viennit vain päätösten perusteella.
- Osakkaan ja johdon tilit: jokaiselle viennille tosite.
- ALV-tilit: manuaalisen viennin on näyttävä kausiveroilmoituksessa.
- Pankki- ja kassatilit: manuaalinen vienti ilman vastaavaa tilitapahtumaa on hälytysmerkki.
Kuukausittainen läpikäynti
Lista kuukauden manuaalisista vienneistä suuruusjärjestyksessä on luettu vartissa. Etsi tositteettomia vientejä, epämääräisiä selitteitä, pyöreitä summia ilman laskelmaa sekä vientejä poikkeavina aikoina tai poikkeavilta käyttäjiltä.
Ohjelmiston lokitiedoista: audit-loki kirjanpito-ohjelmassa; oikaisuista suljetun kuukauden jälkeen: peruutusviennit kuukauden päätyttyä.