Verotili on Verohallinnon ylläpitämä yrityksen “pankkitili”, jolle kirjautuvat kaikki oma-aloitteiset verot ja niiden maksut: arvonlisävero, ennakonpidätykset ja lähdeverot palkoista, työnantajan sairausvakuutusmaksu sekä esimerkiksi ennakkoverot. Kun kirjanpidossa on oma tili samalle asialle, kuukauden lopussa voidaan tarkistaa, että kirjanpito ja Verohallinto ovat samaa mieltä siitä, paljonko yritys on velkaa tai saamassa.
Mitkä verot kulkevat verotilin kautta
| Vero | Mistä summa syntyy kirjanpidossa | Ilmoitus |
|---|---|---|
| Arvonlisävero | myynnin ALV − ostojen ALV verokaudelta | kausiveroilmoitus OmaVerossa |
| Ennakonpidätykset ja lähdeverot | palkka-ajot | Tulorekisteri, maksu verotilille |
| Työnantajan sairausvakuutusmaksu | palkka-ajot | Tulorekisteri, maksu verotilille |
| Ennakkovero | verotuspäätös | ei erillistä ilmoitusta |
Ilmoitus- ja maksupäivät riippuvat verokauden pituudesta. Ne on koottu Verohallinnon sivulle ALV:n ilmoitus- ja maksuohjeet.
Tilirakenne
Selkein ratkaisu on kaksivaiheinen:
- Verokauden velka kirjataan ensin omalle velkatilille (esimerkiksi ALV-velka tai ennakonpidätysvelka).
- Kun ilmoitus on annettu, velka siirretään verotili-tilille, ja maksu kirjataan samalle verotilille.
Silloin verotili-tilin saldo kertoo suoraan, paljonko Verohallinnon mielestä on maksamatta (kredit) tai palautettavana (debet). Kauden päättävä ALV-vienti on kuvattu sivulla ALV:n selvitystilit tilikartassa.
Esimerkki: maaliskuun ALV 3 200 €, palkkojen ennakonpidätykset 1 900 € ja sairausvakuutusmaksu 80 €.
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| ALV-velka | 3 200 | |
| Ennakonpidätysvelka | 1 900 | |
| Sosiaaliturvamaksuvelka | 80 | |
| Verotili | 5 180 |
Maksupäivänä: verotili debet 5 180, pankkitili kredit 5 180.
Täsmäytys kuun lopussa
Ota OmaVerosta verotilin tapahtumaluettelo samalle päivälle kuin kirjanpidon saldo ja vertaa rivejä. Tyypillisiä eroja:
- Ajoitus: ilmoitus on annettu, mutta velkaa ei ole vielä siirretty kirjanpidossa verotilille.
- Kuittaus: Verohallinto on käyttänyt ALV-palautuksen toisen veron maksuun. Kirjanpidossa palautus on edelleen saamisena.
- Viivästysseuraamukset ja korot: ne näkyvät vain verotilillä, kunnes ne kirjataan kuluksi. Myöhästymismaksut ja viivästyskorot eivät ole vähennyskelpoisia kuluja verotuksessa, joten niille kannattaa käyttää omaa tiliä.
- Väärä viite: maksu ilman verotilin viitettä voi kohdistua eri verolle kuin oli tarkoitus.
Kun ero on selitetty, kirjoita selitys ja tapahtumaluettelo tase-erittelyyn. Tilinpäätöksessä verotilin saldo esitetään taseessa joko lyhytaikaisena saamisena tai velkana.
ALV-palautus
Jos ostojen vero ylittää myynnin veron, kausiveroilmoitus näyttää palautusta. Kirjanpidossa ALV-velka-tilistä tulee debet-saldo, joka siirretään verotilille saamiseksi. Palautus ei aina tule pankkitilille kokonaan: jos verotilillä on erääntyneitä veroja, ne vähennetään ensin. Siksi palautusta ei kannata kirjata suoraan pankkiin ennustetulla summalla, vaan vasta toteutuneen tapahtuman mukaan.
Kassasuunnittelussa palautus on epävarma tulo, kunnes se näkyy OmaVerossa maksettavaksi päätettynä. Uusien yritysten ja suurten palautusten kohdalla Verohallinto voi myös tarkastaa tietoja ennen maksua.
Maksujärjestely
Jos verotilin velkaa ei pystytä maksamaan eräpäivänä, OmaVerossa voi hakea verojen maksujärjestelyä. Se kannattaa tehdä heti, kun kassavaje on tiedossa: erääntyneille veroille kertyy viivästyskorkoa, ja maksamattomat verot voivat päätyä verovelkarekisteriin, jonka tiedot ovat julkisia ja näkyvät esimerkiksi toimittajille.
Kirjanpidossa maksujärjestely ei muuta veron määrää. Velka pysyy verotilillä, maksuerät kirjataan verotilille ja korot omalle kulutililleen. Seuraa lisäksi, että uudet kausiverot maksetaan ajallaan: järjestely voi raueta, jos uusia veroja jää maksamatta.
Yleisiä virheitä
- ALV-velka maksetaan suoraan ALV-velka-tililtä ilman verotilivaihetta, jolloin kuittaukset jäävät näkymättä.
- Työnantajasuoritukset maksetaan palkkatileiltä, ja sama summa jää myös velaksi.
- Ennakkoverot kirjataan kuluksi eikä tuloverosaamiseksi; tuloveron käsittely on oppaassa ennakkovero ja ennakkoperintä.
- OmaVeron tapahtumia ei tallenneta kirjanpitoaineistoon, jolloin vanhaa eroa ei voi myöhemmin selvittää.
Arvonlisäveron ilmoittamisen vaiheet ovat sivulla ALV-ilmoitus ja maksaminen, ja OmaVeron käytön perusteet oppaassa OmaVero yritykselle.