Työntekijä ansaitsee lomaa koko lomanmääräytymisvuoden ajan, mutta pitää sen yleensä kesällä. Kun tilikausi päättyy, ansaittu mutta pitämätön loma on yrityksen velkaa työntekijälle. Tämä lomapalkkavelka kuuluu taseen siirtovelkoihin, ja se on tavallisesti pienen työnantajan suurin tilinpäätösjaksotus.
Mistä lomapalkkavelka muodostuu
| Osa | Laskentaperuste |
|---|---|
| Pitämättömät lomapäivät | lomakirjanpidon saldo tarkastelupäivänä, myös kuluvan lomanmääräytymisvuoden kertymä |
| Lomapalkka päivältä | kuukausipalkkaisella yleensä kuukausipalkka jaettuna lomalain mukaisella jakajalla; tunti- ja prosenttipalkkaisilla oma laskentansa |
| Lomaraha | jos työehtosopimus tai työsopimus sen antaa |
| Sivukulut | työnantajan eläke-, työttömyys- ja tapaturmavakuutusmaksut sekä sairausvakuutusmaksu |
Lomapäivien ansainta ja lomapalkan laskenta on käyty läpi oppaassa lomarahojen laskenta.
Sivukulut
Velkaan lasketaan myös ne työnantajamaksut, jotka maksetaan, kun loma aikanaan maksetaan. Käytännössä yrityksen omista maksuprosenteista lasketaan yksi sivukuluprosentti, jolla velka kerrotaan. Prosentti muuttuu, kun vakuutusmaksut muuttuvat, joten se päivitetään vähintään vuosittain ja aina, jos yrityksen TyEL-maksu tai tapaturmavakuutus muuttuu. Maksujen perusteet ovat sivulla työnantajamaksut.
Muita palkkojen sivukuluja jaksotetaan tilinpäätöksessä samalla periaatteella: joulukuun palkkojen TyEL-maksu, joka laskutetaan tammikuussa, kuuluu joulukuun kuluihin. Samoin tilikauden aikana ansaittu mutta myöhemmin maksettava bonus tai provisio kirjataan siirtovelaksi sivukuluineen; ks. palkkajaksotukset kuukauden lopussa.
Laskentaesimerkki
Työntekijän kuukausipalkka 3 300 €, pitämättömiä lomapäiviä 18, lomapalkka päivältä 3 300 / 25 = 132 €, lomaraha 50 % lomapalkasta, sivukuluprosentti esimerkiksi 22 %.
| Erä | Määrä |
|---|---|
| Lomapalkka 18 × 132 € | 2 376 € |
| Lomaraha 50 % | 1 188 € |
| Yhteensä | 3 564 € |
| Sivukulut 22 % | 784 € |
| Lomapalkkavelka | 4 348 € |
Sama lasketaan jokaiselle työntekijälle. Palkkaohjelma tekee laskelman yleensä automaattisesti, kun lomakirjanpito on ajan tasalla.
Kuukausittainen kirjaus
Jos lomapalkkavelka kirjataan vain tilinpäätöksessä, kesäkuukausien tulos näyttää heikolta, koska lomapalkat maksetaan silloin. Kun velka päivitetään joka kuukausi, kulu jakautuu tasaisesti kuukausille, joina loma ansaitaan.
Kuukauden lopussa kirjataan vain muutos edelliseen kuukauteen:
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Lomapalkkavelan muutos (henkilöstökulu) | 620 | |
| Lomapalkkavelka (siirtovelat) | 620 |
Kesällä, kun lomia pidetään, velka pienenee ja muutos kirjataan päinvastoin. Lomapalkat itse kirjataan maksettaessa normaalisti palkkakuluihin.
Täsmäytys ja jäljitettävyys
Lomapalkkavelka on arvio, joten sen pitää olla jäljitettävissä:
- Tallenna joka kuukausi palkkaohjelman lomapalkkavelkaraportti työntekijöittäin.
- Pääkirjan lomapalkkavelka-tilin saldon pitää olla raportin loppusumma.
- Merkitse raporttiin käytetty sivukuluprosentti ja sen laskelma.
- Tarkista lähteneet työntekijät: heidän osuutensa nollautuu lopputilissä; ks. lopputili työsuhteen päättyessä.
- Jos raportti ja kirjanpito eroavat, selvitä ero ennen kuukauden sulkemista. Yleisin syy on käsin korjattu lomasaldo, jota ei ole kirjattu palkkaohjelmaan.
Tilinpäätöksessä lomapalkkavelan raportti liitetään tase-erittelyyn. Tilit on kuvattu sivulla palkkavelat ja sivukulut tilikartassa.