Palkanlaskenta kirjaa sen, mitä maksetaan. Jokainen työkuukausi kuitenkin kerryttää työntekijälle lomaoikeutta ja usein myös oikeutta lomarahaan, jotka maksetaan myöhemmin. Ilman jaksotusta kesäkuukaudet näyttävät raskailta ja muut kuukaudet liian hyviltä. Tilinpäätöksessä lomapalkkavelka on joka tapauksessa kirjattava; kuukausittain tehtynä tilinpäätös ei tuo yllätyksiä.
Mitä jaksotetaan
| Erä | Peruste |
|---|---|
| Ansaitut, pitämättömät lomapäivät | vuosilomalaki, lomakirjanpito |
| Lomaraha | työehtosopimus tai työsopimus |
| Seuraavassa kuussa maksettavat ylityöt ja lisät | tuntikirjaukset |
| Tulospalkkiot ja bonukset | sopimus tai päätös |
| Sivukulut näistä | palkanlaskennan keskimääräinen prosentti |
Esimerkki
Työntekijän kuukausipalkka 3 000 €. Hän ansaitsee lomaa niin, että lomapalkkavelka kasvaa kuukaudessa noin 250 € ja lomarahavelka noin 125 €. Sivukulut arvioidaan 25 prosentiksi.
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Lomapalkat (jaksotus) | 250,00 | |
| Lomarahat (jaksotus) | 125,00 | |
| Henkilösivukulut (jaksotus) | 93,75 | |
| Lomapalkkavelka (siirtovelka) | 468,75 |
Kun lomaa pidetään ja palkka maksetaan, palkkakulu kirjataan normaalisti ja jaksotusta puretaan saman verran. Ero arvion ja toteuman välillä menee maksukuukauden kuluksi.
Sivukuluprosentti on keskiarvo, ei tarkka laskelma; tarkista se kerran vuodessa, kun TyEL-, työttömyysvakuutus- ja sairausvakuutusmaksujen prosentit muuttuvat.
Tilinpäätöksessä tarkka laskelma
Tilikauden lopussa lomapalkkavelka lasketaan työntekijöittäin lomakirjanpidosta: pitämättömät päivät × lomapäivän palkka + lomaraha + sivukulut. Kuukausijaksotukset oikaistaan tähän summaan. Lue lisää: lomapalkkavelan kuukausiseuranta.
Velka vai varaus?
Jos määrä tiedetään (sovittu lomaraha, ansaitut lomapäivät), kyse on siirtovelasta. Jos määrä on epävarma (bonus, joka riippuu vielä ratkaisematta olevista tavoitteista), voidaan tarvita varaus tai harkittu arvio. Kuukausiraportissa ero on toissijainen, tilinpäätöksessä ei.
Tarkistuslista
- Lomapalkkavelka vastaa lomakirjanpitoa.
- Jaksotus purkautuu lomakuukausina eikä kasva loputtomasti.
- Henkilöstökulut kuukausittain ilman selittämättömiä hyppäyksiä.
Palkkatilit esitellään sivulla palkkavelat ja sivukulut tilikartassa.