Suurin osa yrityksen ohjelmistomenoista on nykyään tilauksia: maksat niin kauan kuin käytät. Silloin meno on kulu. Jos yritys ostaa pysyvän käyttöoikeuden ohjelmistoon, meno voidaan aktivoida taseeseen aineettomiin oikeuksiin ja poistaa käyttöaikana.
Kulu vai tase?
| Tilanne | Käsittely |
|---|---|
| Kuukausi- tai vuositilaus (SaaS) | kulu (ohjelmistot ja tilaukset) |
| Pysyvä lisenssi, käyttöikä useita vuosia | aineettomat oikeudet, poistot |
| Ylläpito- ja tukisopimus | kulu |
| Asiakaskohtainen ohjelmisto, ostettu valmiina | aineettomat oikeudet |
| Pieni lisenssi, vaikutusaika enintään 3 vuotta | kertapoisto / kulu pienhankintana |
Omaa ohjelmistokehitystä voidaan kirjanpitolain mukaan joissain tapauksissa aktivoida kehittämismenoina; pienyrityksissä se on harvinaista ja vaatii huolellista harkintaa.
Oma tili tilauksille
Kun tilauksille on liiketoiminnan muissa kuluissa oma tilinsä, niiden kasvu näkyy, eikä niitä sekoiteta laitteiden korjauksiin tai puhelinkuluihin. Moni yritys pitää lisäksi listaa tilauksista ja niiden vastuuhenkilöistä.
Ulkomaiset palvelut
Moni ohjelmistotoimittaja laskuttaa Irlannista, Alankomaista tai Yhdysvalloista ilman Suomen arvonlisäveroa. Kun ostaja on arvonlisäverovelvollinen elinkeinonharjoittaja, se suorittaa veron itse (käännetty verovelvollisuus) ja vähentää sen samalla, jos hankinta on vähennyskelpoinen.
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Ohjelmistot ja tilaukset | 100,00 | |
| Ostojen ALV, käännetty verovelvollisuus | 25,50 | |
| Myynnin ALV, käännetty verovelvollisuus | 25,50 | |
| Ostovelat / yrityskortti | 100,00 |
Toimittajalle on annettava yrityksen ALV-tunniste, jotta lasku tulee ilman toimittajan maan veroa. Lisää aiheesta: ulkomaiset ohjelmistotilaukset ja ALV.
Vuositilaukset
Vuoden tilaus, joka maksetaan esimerkiksi syyskuussa, koskee osittain seuraavaa tilikautta. Olennaisissa summissa seuraavalle kaudelle kuuluva osa kirjataan tilinpäätöksessä siirtosaamiseksi; ks. ennakkoon maksetut kulut ja jaksotus.
Tarkistuslista
- Tilauslista täsmää yrityskortin ja pankin veloituksiin.
- Käännetyn verovelvollisuuden ostot näkyvät kausiveroilmoituksessa.
- Aktivoiduille lisensseille on poistosuunnitelma.
Katso myös tilaukset ja toistuvat kulut kirjanpidossa.