Toimitiloihin liittyvät kulut ovat useimmille pienyrityksille suurin kiinteä kuluerä palkkojen jälkeen. Tuloslaskelmassa ne kuuluvat liiketoiminnan muihin kuluihin, ja tilikartassa ne kannattaa jakaa niin, että vuokra, energia ja ylläpito näkyvät erikseen.
Tilit
| Tili (esimerkki) | Sisältö |
|---|---|
| Toimitilavuokrat | kuukausivuokra |
| Vastikkeet | omistetun osakehuoneiston hoitovastike |
| Sähkö ja lämpö | |
| Siivous ja kunnossapito | |
| Toimitilojen vakuutukset | |
| Vuokravakuus | taseen saaminen, ei kulu |
| Muut pitkävaikutteiset menot | vuokratilan perusparannukset, aktivoidaan |
Arvonlisävero
Kiinteistön käyttöoikeuden luovutus on Suomessa pääsääntöisesti arvonlisäverotonta. Vuokranantaja voi kuitenkin hakeutua verovelvolliseksi, jos vuokralainen käyttää tilaa jatkuvasti arvonlisäverolliseen toimintaan. Silloin vuokrassa on ALV, ja vuokralainen voi vähentää sen. Jos vuokralaskussa ei ole veroa, vähennettävää ei ole.
Esimerkki
Kuukausivuokra 2 000 € + ALV 25,5 % (vuokranantaja verovelvollinen) ja sähkö 180 € + ALV:
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Toimitilavuokrat | 2 000,00 | |
| Sähkö ja lämpö | 180,00 | |
| Ostojen ALV | 555,90 | |
| Ostovelat | 2 735,90 |
Vuokravakuus
Vuokrasopimuksen alussa maksettu vakuus, esimerkiksi kolmen kuukauden vuokra, kirjataan saamiseksi: vuokravakuus debet, pankkitili kredit. Sitä ei poisteta eikä kirjata kuluksi. Kun vakuus palautetaan, saaminen nollautuu; mahdolliset vahinkokorvaukset ovat kulua. Lue lisää: vakuusmaksut ja talletukset kirjanpidossa.
Perusparannukset vuokratilaan
Vuokralaisen tekemät pysyvät muutostyöt, kuten väliseinät tai myymäläkalusteet, jotka jäävät tilaan, voidaan aktivoida muihin pitkävaikutteisiin menoihin ja poistaa vaikutusaikana, enintään vuokrasopimuksen kestona.
Jaksotus
Jos joulukuussa maksetaan tammikuun vuokra, se kuuluu seuraavalle tilikaudelle ja kirjataan olennaisissa summissa siirtosaamiseksi. Vastaavasti tilinpäätöspäivänä maksamattomat, kaudelle kuuluvat tilakulut ovat siirtovelkaa.
Tarkistuslista
- Vuoden vuokrakulut = sopimuksen vuokra indeksikorotuksineen.
- ALV on vähennetty vain, jos laskussa on vero.
- Vuokravakuus on taseessa sopimuksen mukaisena.
Katso myös vuokra- ja leasingkulut kirjanpidossa.