Vakuusmaksut ja muut talletukset unohtuvat helposti, koska ne pysyvät usein pitkään paikoillaan ilman liikettä. Suomalaisille pienyrityksille niitä kannattaa seurata erikseen, jotta sidottu raha ei huku muiden tapahtumien joukkoon.
Mitä kannattaa varmistaa?
- on selvää miksi raha on sidottu
- vastapuoli ja sopimus löytyvät nopeasti
- maksu ja mahdollinen palautus seurataan erillään
- erä arvioidaan jokaisessa sulussa
Missä virheitä tulee?
| Alue | Tyypillinen ongelma |
|---|---|
| Luokittelu | vakuus kirjataan tavalliseksi kuluksi |
| Seuranta | kukaan ei arvioi onko erä yhä aktiivinen |
| Päättäminen | palautus tai kuittaus käsitellään myöhään |
Toimiva työtapa
- Erota vakuusmaksut tavallisista ostotapahtumista ja tarkista ne osana Ostolaskut kirjanpidossa.
- Hyödynnä samaa ajattelua kuin Ennakkomaksut toimittajille ja Ennakkomaksut asiakkailta, jos raha liikkuu eri aikaan kuin varsinainen suorite.
- Tarkista erä aina osana Taseen läpikäynti ennen kuukausisulkua, jotta sidottu raha ei unohdu taseeseen.
- Säilytä sopimus ja mahdollinen palautuslaskelma samassa kokonaisuudessa kuin Kirjanpitoaineiston arkistointi.
Yhteenveto
Vakuusmaksut pysyvät hallinnassa, kun niille on oma tili, selkeä dokumentaatio ja säännöllinen tarkistus sulun yhteydessä.