Vendre en ligne multiplie les petites opérations : chaque commande produit une facture, un paiement par un prestataire, des frais de port, parfois un retour. Quelques centaines de commandes par mois ne se saisissent plus à la main. La comptabilité d’un site marchand repose donc sur des imports automatisés depuis la boutique, les prestataires de paiement et les marketplaces, et sur des contrôles qui vérifient que ces flux concordent.
Ventes, TVA et guichet unique OSS
Le chiffre d’affaires se comptabilise en 707 Ventes de marchandises au moment de la vente, et non au moment du versement par le prestataire de paiement. La TVA dépend de l’acheteur et du lieu de livraison :
| Vente | TVA applicable | Déclaration |
|---|---|---|
| Particulier en France | TVA française | CA3 |
| Particulier dans un autre État de l’Union, ventes à distance totales sous 10 000 € par an | TVA française | CA3 |
| Même cas, au-delà de 10 000 € ou sur option | TVA du pays de l’acheteur | Déclaration OSS trimestrielle |
| Professionnel de l’Union avec un numéro de TVA valide | Exonération (livraison intracommunautaire) | CA3 et état récapitulatif |
| Client hors Union | Exonération à l’exportation, avec preuve de sortie | CA3 |
Le seuil de 10 000 € s’apprécie sur l’ensemble des ventes à distance vers les autres États membres, pas pays par pays. Une fois le seuil dépassé, le site doit appliquer le taux de chaque pays dès la vente suivante. Le paramétrage des taux par pays dans la boutique en ligne est donc un préalable. Le guichet OSS se déclare depuis l’espace professionnel impots.gouv.fr. Il ne permet pas de déduire la TVA des achats faits à l’étranger, qui suit la procédure de remboursement (voir TVA OSS pour les ventes dans l’Union).
Rapprocher les encaissements
Un prestataire de paiement verse sur le compte bancaire des montants groupés, nets de commissions, quelques jours après les ventes. La méthode fiable passe par un compte intermédiaire par prestataire :
- chaque vente débite le compte du prestataire (un sous-compte de 467 ou un compte de trésorerie dédié) et crédite 707 et 44571 ;
- le relevé du prestataire enregistre les commissions en 627 ou 6278 et les remboursements clients ;
- le virement reçu solde le compte du prestataire, dont le solde doit correspondre aux fonds encore détenus par lui.
Un solde qui grossit de mois en mois signale des ventes saisies en double, des remboursements oubliés ou des frais non comptabilisés. Les litiges et rétrofacturations sur carte suivent leur propre traitement, décrit dans chargebacks et litiges sur paiements par carte.
Retours et avoirs
Le droit de rétractation de quatorze jours en vente à distance rend les retours fréquents, surtout dans l’habillement. Chaque remboursement donne lieu à un avoir, qui annule la vente et la TVA collectée correspondante, et qui se rattache à la commande d’origine. Un remboursement passé seulement en banque, sans avoir, laisse le chiffre d’affaires et la TVA surévalués. À la clôture, les retours attendus sur les ventes des derniers jours se provisionnent pour la marge perdue (voir provisions pour garanties et retours).
Stock réparti entre plusieurs entrepôts
Le stock peut se trouver chez le vendeur, chez un logisticien ou dans les entrepôts d’une marketplace. À la clôture, il est valorisé au coût, entrepôt par entrepôt, à partir des états des logisticiens rapprochés des quantités du logiciel de gestion. Un stock situé dans un autre État membre a une conséquence fiscale : son transfert est une opération assimilée à une livraison intracommunautaire, et la vente à partir de ce stock oblige en général à s’identifier à la TVA dans ce pays.
Vendre sur une marketplace
Une place de marché encaisse le prix payé par le client, retient ses commissions et ses frais, puis verse le solde au vendeur. Le relevé de versement est la pièce comptable de base. Il ne doit jamais être enregistré pour son seul montant net.
| Ligne du relevé | Comptabilisation chez le vendeur |
|---|---|
| Ventes aux clients, TTC | 707 pour le hors taxe, TVA collectée pour la taxe, contre un compte de tiers ouvert au nom de la marketplace |
| Commission de vente | 6222 Commissions et courtages sur ventes, avec autoliquidation si la plateforme facture depuis un autre État |
| Frais de logistique et de stockage | Transport sur ventes (6242) et locations ou services logistiques |
| Remboursements clients | Avoirs, 7097 ou 707 selon qu’il s’agit d’une remise ou d’un retour |
| Abonnement vendeur, publicité sur la plateforme | 623 ou 6278 |
| Montants retenus en réserve | Restent dans le compte de tiers de la marketplace jusqu’à leur versement |
| Versement bancaire | Solde le compte de tiers |
La marketplace devient elle-même redevable de la TVA dans deux cas : les ventes de biens importés d’une valeur intrinsèque n’excédant pas 150 €, et les ventes réalisées par des vendeurs établis hors de l’Union à partir de stocks situés dans l’Union. Un vendeur établi en France qui vend des stocks situés en France ou dans l’Union reste redevable de sa TVA, même si la plateforme encaisse.
Les plateformes transmettent chaque année à l’administration fiscale les revenus de leurs vendeurs, en application de la directive européenne DAC7. Les chiffres déclarés par le vendeur doivent donc concorder avec ceux de la plateforme. Avec la réforme de la facturation électronique, le vendeur assujetti devra aussi transmettre par e-reporting les données de ses ventes aux particuliers et de ses ventes à l’étranger, selon le calendrier applicable à sa taille. Ses achats de services à des plateformes étrangères entrent dans le même dispositif. Voir e-reporting des données de transactions.
Pour la clôture, demandez à chaque plateforme le relevé couvrant exactement l’exercice. Les périodes de versement chevauchent souvent deux mois.
Import-export
Une entreprise qui achète hors de l’Union ou vend à l’étranger a besoin d’un numéro EORI pour toute formalité douanière. Sa comptabilité doit suivre trois sujets que le commerce national ignore.
À l’importation, la TVA est obligatoirement autoliquidée sur la CA3, à partir de la déclaration récapitulative mise à disposition par la douane. Les droits de douane, payés par l’intermédiaire du transitaire, s’ajoutent au coût d’achat des marchandises. Les écritures sont détaillées dans TVA à l’importation dans le plan comptable et droits de douane et frais d’importation.
À l’exportation, la vente est exonérée de TVA à condition de prouver la sortie des biens de l’Union : déclaration d’exportation avec le message électronique de sortie délivré par la douane. Une facture d’export sans preuve de sortie est requalifiée en vente taxable. Un exportateur régulier peut acheter ses marchandises et services en franchise de TVA, dans la limite du montant de ses exportations de l’année précédente (article 275 du CGI), en remettant une attestation à ses fournisseurs. Sans ce dispositif, il accumule souvent un crédit de TVA dont il doit demander le remboursement.
Dans les deux sens, l’incoterm du contrat (départ usine, rendu droits acquittés…) fixe le moment du transfert des risques et donc la date à laquelle la vente ou l’achat se rattache à l’exercice. Il détermine aussi qui supporte le transport et les droits. Les achats et ventes en devises se convertissent au cours du jour, et les écarts de règlement vont en pertes ou gains de change. Les créances et dettes ouvertes à la clôture sont réévaluées au cours de fin d’exercice (voir écarts de change).
Les livraisons à des professionnels d’autres États membres sont des livraisons intracommunautaires exonérées. Elles supposent un numéro de TVA du client vérifié, une preuve du transport et un état récapitulatif mensuel déposé auprès de la douane (voir TVA intracommunautaire).
Contrôles mensuels d’un site marchand
- Le chiffre d’affaires de la boutique en ligne égale les ventes comptabilisées, par pays et par taux.
- Chaque compte de prestataire de paiement et de marketplace est rapproché de son relevé.
- Les avoirs du mois correspondent aux remboursements effectués.
- Le cumul des ventes à distance vers l’Union est suivi par rapport au seuil de 10 000 €.