Einen Kontenrahmen aufbauen
Ein guter Kontenplan entsteht aus den Geschäftsfällen des Betriebs. Er trennt, was Umsatzsteuer, Steuererklärung und Auswertungen getrennt brauchen, und fasst alles andere zusammen.
Der Einheitskontenrahmen ist das Regal, der Kontenplan sind die Fächer, die Ihr Betrieb tatsächlich benutzt. Wer ein Unternehmen gründet, von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zur Bilanz wechselt oder einen übernommenen Plan nicht mehr durchschaut, baut den Plan am besten von den eigenen Geschäftsfällen her auf. Die Klassen selbst erklärt Österreichischer Kontenrahmen.
In fünf Schritten zum Kontenplan
- Geschäftsfälle sammeln. Gehen Sie drei Monate Kontoauszüge und Belege durch und notieren Sie, was regelmäßig vorkommt: Erlösarten, Lieferanten, Fixkosten, Abgaben, Privates.
- Der Klasse zuordnen. Vermögen in die Klassen 0 bis 2, Schulden und Rückstellungen in Klasse 3, Erträge in Klasse 4, Aufwand in die Klassen 5 bis 8, Eigenkapital und Privat in Klasse 9.
- Trennen, wo es eine Vorschrift oder Auswertung verlangt. Erlöse und Vorsteuer je Steuersatz, Auslandsumsätze, Anlagegüter, Privatentnahmen.
- Zusammenfassen, was niemand getrennt auswertet. Ein Konto „Büroaufwand“ ist besser als fünf Konten mit je zwei Buchungen im Jahr.
- Beschreiben. Zu jedem Konto ein Satz: Was gehört hinein, was nicht? Diese Liste verhindert, dass derselbe Beleg einmal hier und einmal dort landet.
Was getrennt geführt werden sollte
| Bereich | Warum trennen? | Mehr dazu |
|---|---|---|
| Erlöse je Steuersatz, innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse-Charge-Umsätze | Die Umsatzsteuervoranmeldung fragt sie einzeln ab | Umsatzsteuer-Konten |
| Vorsteuer, Erwerbsteuer, Einfuhrumsatzsteuer | unterschiedliche Kennzahlen und Nachweise | Vorsteuerkonten |
| Anlagegüter und geringwertige Wirtschaftsgüter | Abschreibung über die Nutzungsdauer oder Sofortabsetzung | Anlagevermögen |
| Wareneinsatz und Fremdleistungen | Rohertrag und Marge | Wareneinkauf und direkter Aufwand |
| Löhne, Gehälter und Lohnabgaben je Empfänger | Abstimmung mit Lohnkonto, Finanzamt, Gesundheitskasse und Gemeinde | Lohnnebenkosten und Personalverbindlichkeiten |
| Kfz-Kosten, Bewirtung, Reisekosten | eingeschränkter Abzug bei Einkommensteuer oder Vorsteuer | Reise- und Fahrtkosten |
| Privat beim Einzelunternehmen, Verrechnungskonto in der GmbH | Entnahmen sind kein Aufwand | Gesellschafter- und Verrechnungskonten |
| Finanzamt und andere Abgabenkonten | Abstimmung mit dem Abgabenkonto in FinanzOnline | Steuerabrechnungskonten |
Wie viele Konten sind genug?
Ein Dienstleister ohne Personal kommt oft mit 40 bis 60 Konten aus, ein Handelsbetrieb mit Lager und Mitarbeitern braucht mehr. Als Faustregel gilt: Ein Konto, auf dem im Jahr weniger als eine Handvoll Buchungen landet und das niemand getrennt auswertet, kann in ein Nachbarkonto aufgehen. Umgekehrt ist ein Konto „Sonstiger Aufwand“, das ein Zehntel der Kosten enthält, zu grob.
Lassen Sie innerhalb der Gruppen Nummern frei. Wer Erlöse mit 4000, 4010 und 4020 anlegt, kann später ein Konto dazwischenschieben, ohne die Ordnung zu stören.
Typische Fehler
- Ein Musterplan mit mehreren hundert Konten wird unverändert übernommen.
- Vorsteuer und Umsatzsteuer laufen über ein gemeinsames Konto.
- Sammelkonten wie „Diverses“ nehmen ganz unterschiedliche Kosten auf.
- Konten werden im laufenden Jahr umgewidmet, die Vorjahreszahlen sind nicht mehr vergleichbar.
- Private Zahlungen werden als Aufwand gebucht und erst beim Jahresabschluss bereinigt.
Mit der Steuerberatung abstimmen
Stimmen Sie den Plan ab, bevor Sie zu buchen beginnen: Die Kanzlei erstellt aus Ihren Konten Abschluss und Erklärungen und weiß, welche Trennungen sie braucht. Änderungen nehmen Sie am besten zum Beginn eines Wirtschaftsjahres vor. Wie man einen gewachsenen Plan entrümpelt, steht in Kontenrahmen bereinigen.
In Nexbal legen Sie die Konten an, die Sie mit Ihrer Steuerberatung festgelegt haben, und die KI schlägt beim Erfassen der Belege das passende Konto vor. Nexbal startet in Österreich: An der Beta teilnehmen.