Die Offene-Posten-Liste zeigt, was Sie glauben, dass ein Kunde schuldet. Ob der Kunde das genauso sieht, erfahren Sie erst, wenn Sie ihm einen Kontoauszug schicken. Gerade bei Stammkunden mit vielen Rechnungen, Teilzahlungen und Gutschriften entstehen so Differenzen, die sonst erst bei der Mahnung oder im Jahresabschluss auffallen.
Wann ein Kontoauszug sinnvoll ist
- bei Kunden mit Sammelzahlungen über mehrere QR-Rechnungen
- wenn Zahlungen ohne QR-Referenz eingehen und manuell zugeordnet wurden
- nach Gutschriften, Rabatten oder Skontoabzügen
- vor einer zweiten Mahnung oder vor einer Betreibung
- per Bilanzstichtag als Saldobestätigung für Treuhand oder Revisionsstelle
Inhalt eines guten Auszugs
| Element | Zweck |
|---|---|
| Stichtag und Kundennummer | eindeutiger Bezug |
| alle offenen Rechnungen mit Nummer, Datum, Fälligkeit, Betrag | Kunde findet die Belege schnell |
| Teilzahlungen und Gutschriften | erklärt den Restsaldo |
| Saldo in CHF bzw. in Rechnungswährung | Grundlage der Bestätigung |
| QR-Zahlteil mit Gesamtbetrag oder ohne Betrag | erleichtert die Zahlung des Saldos |
| Bitte um Rückmeldung bis zu einem Datum | Abweichungen kommen ans Licht |
Abweichungen systematisch klären
- Zahlung unterwegs: Der Kunde hat bezahlt, die Gutschrift ist noch nicht auf dem Konto. Bei Bankabgleich nach dem Stichtag prüfen.
- Zahlung falsch zugeordnet: Häufig bei mehreren Gesellschaften derselben Gruppe oder gleichlautenden Firmennamen. Die UID hilft bei der Unterscheidung.
- Gutschrift nicht verbucht: Der Kunde hat eine Gutschrift erhalten, die Buchhaltung kennt sie nicht. Beleg nachfordern und MWST korrigieren.
- Strittige Rechnung: Zahlungssperre setzen und Mahnlauf stoppen, siehe Rechnungsstreitigkeiten und Zahlungssperren.
- Überzahlung: Guthaben des Kunden nicht stehen lassen, sondern verrechnen oder zurückzahlen, siehe alte Haben-Salden bei Kunden.
Saldobestätigung im Jahresabschluss
Für die Jahresrechnung werden Debitoren zu ihrem voraussichtlich einbringlichen Wert bilanziert. Eine schriftliche Saldobestätigung grosser Kunden ist ein starker Nachweis für Treuhand und Revisionsstelle. Wer keine Rückmeldung erhält, dokumentiert stattdessen die Zahlungseingänge nach dem Stichtag.
Verjährung im Blick behalten
Forderungen verjähren nach dem OR grundsätzlich nach zehn Jahren, viele typische KMU-Forderungen wie Handwerksarbeit oder der Kleinverkauf von Waren bereits nach fünf Jahren (Art. 128 OR). Ein Kontoauszug unterbricht die Verjährung nicht. Das gelingt erst mit einer Schuldanerkennung des Kunden oder mit einer Betreibung. Unterschreibt der Kunde die Saldobestätigung, gilt sie in der Regel als Anerkennung.
Routine für KMU
| Kundengruppe | Häufigkeit |
|---|---|
| Grosskunden mit vielen Rechnungen | monatlich |
| Kunden mit Zahlungsverzug | vor jeder Mahnstufe |
| alle Kunden mit Saldo über einer festen Schwelle | per Bilanzstichtag |
Wie Sie die Offene-Posten-Liste selbst aktuell halten, zeigt der Beitrag zur Offene-Posten-Liste der Debitoren. Für überfällige Posten lohnt sich eine regelmässige Debitorenalter-Analyse.