In der Bilanz eines Schweizer KMU steht unter Mobile Sachanlagen oft nur eine Zahl pro Konto: Maschinen, Mobiliar, Informatik, Fahrzeuge. Welche Objekte hinter diesen Beträgen stehen, zeigt erst das Anlagenverzeichnis (auch Anlagekartei oder Anlagespiegel). Es ist Teil des Inventars, das der Jahresrechnung zugrunde liegt, und die erste Liste, nach der eine Treuhänderin oder ein Revisor fragt.
Welche Konten das Verzeichnis abdeckt
Im Schweizer Kontenrahmen KMU stehen die Anlagen in der Klasse 1, jeweils mit einem eigenen Konto für die Wertberichtigungen:
| Konto | Inhalt | Wertberichtigung |
|---|---|---|
| 1500 | Maschinen und Apparate | 1509 |
| 1510 | Mobiliar und Einrichtungen | 1519 |
| 1520 | Büromaschinen, Informatik, Kommunikationstechnologie | 1529 |
| 1530 | Fahrzeuge | 1539 |
| 1600 | Immobilien | 1609 |
| 1700 | Patente, Know-how, Lizenzen, Rechte, Entwicklungen | 1709 |
| 1770 | Goodwill | 1779 |
Wer indirekt abschreibt, behält den Anschaffungswert auf dem Anlagekonto und sammelt die Abschreibungen auf dem 9er-Konto. So bleibt im Hauptbuch sichtbar, was ursprünglich bezahlt wurde. Die Nummern folgen dem offiziellen Schulkontenrahmen KMU.
Pflichtfelder pro Objekt
- Inventarnummer, die auch auf dem Gerät oder im Fahrzeugausweis-Ordner steht
- Bezeichnung, Standort und verantwortliche Person
- Lieferant, Rechnungsnummer und Datum der Inbetriebnahme
- Anschaffungswert ohne MWST, wenn Sie die Vorsteuer auf 1171 abziehen konnten
- Abschreibungsmethode und Satz
- kumulierte Abschreibung und Buchwert per Bilanzstichtag
- Abgangsdatum und Erlös, sobald das Objekt verkauft oder entsorgt wird
Ein Objekt gehört nur dann ins Verzeichnis, wenn es über der internen Aktivierungsgrenze liegt. Wie Sie diese Grenze festlegen, beschreibt der Beitrag Kleinanschaffungen und Aktivierungsgrenze.
Abschreibungssätze aus der ESTV-Praxis
Das Obligationenrecht schreibt keine Sätze vor, verlangt aber Abschreibungen nach den allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen. Für die Steuern orientieren sich die meisten Kantone am ESTV-Merkblatt A 1995 für geschäftliche Betriebe. Es nennt Normalsätze auf dem Buchwert, zum Beispiel 25 % für Geschäftsmobiliar, 40 % für Motorfahrzeuge und 40 % für EDV-Hardware und Software. Bei linearer Abschreibung vom Anschaffungswert gilt die Hälfte. Das Merkblatt finden Sie unter den Merkblättern der direkten Bundessteuer. Hinweise zur Planung stehen im Ratgeber Abschreibungen auf Anlagegüter.
Beispiel aus einem Ingenieurbüro
| Inv.-Nr. | Objekt | Konto | Anschaffung | Methode | Buchwert Jahresende |
|---|---|---|---|---|---|
| IT-014 | Plotter | 1520 | CHF 6'400 | 40 % degressiv | CHF 3'840 |
| MO-007 | Sitzungstisch | 1510 | CHF 3'200 | 25 % degressiv | CHF 2'400 |
| FZ-002 | Lieferwagen | 1530 | CHF 38'000 | 40 % degressiv | CHF 22'800 |
Die Summe der Buchwerte pro Kontengruppe muss dem Saldo von Anlagekonto minus Wertberichtigungskonto entsprechen. Weicht sie ab, fehlt meist ein Abgang oder eine Aktivierung wurde direkt als Aufwand gebucht.
Jährliche Abstimmung in fünf Schritten
- Neue Rechnungen auf den Anlagekonten des Jahres mit dem Verzeichnis vergleichen.
- Verkäufe, Verschrottungen und Diebstähle erfassen und ausbuchen, wie unter Anlagenabgänge in der Buchhaltung beschrieben.
- Abschreibungen berechnen und auf 6800 buchen.
- Stichprobe vor Ort: Steht der Plotter wirklich im Büro, ist der Firmenwagen noch im Bestand?
- Verzeichnis mit Datum und Visum als PDF zur Jahresrechnung ablegen.
Mehr zur Vorbereitung finden Sie im Beitrag Anlagebuchhaltung vor dem Abschluss und zur Inventarpflicht unter Inventarisierung in der Schweiz.
Leasing gehört nicht ins Verzeichnis
Geleaste Fahrzeuge oder Kopierer gehören dem Leasinggeber. Sie erscheinen nicht unter 1530 oder 1520, sondern als Aufwand auf 6105 oder 6260. Führen Sie sie trotzdem in einer separaten Liste, weil der Anhang der Jahresrechnung Angaben zu langfristigen Leasingverpflichtungen verlangt.