Nicht jede Rechnung wird bezahlt. Die Frage ist, wann eine Forderung in der Buchhaltung nicht mehr als voller Wert gelten darf. Das Obligationenrecht verlangt, dass Aktiven nicht überbewertet werden; Wertberichtigungen sind vorzunehmen, wenn ein Wertverlust absehbar ist (Art. 960a OR). In der Praxis unterscheidet man drei Stufen.
Drei Stufen einer zweifelhaften Forderung
| Stufe | Auslöser | Buchung | MWST |
|---|---|---|---|
| Pauschales Delkredere | allgemeines Ausfallrisiko aller Debitoren | 3805 an 1109 | keine Korrektur |
| Einzelwertberichtigung | konkreter Zweifel, etwa Rechtsvorschlag, Nachlassstundung | 3805 an 1109 für diesen Kunden | keine Korrektur |
| Ausbuchung | Verlust steht fest: Verlustschein, Konkurs abgeschlossen, Vergleich | 3805 und 2200 an 1100 | geschuldete MWST wird reduziert |
Konto 1109 heisst im Kontenrahmen KMU „Wertberichtigungen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ und wird in der Praxis meist Delkredere genannt. Konto 3805 erfasst „Verluste Forderungen, Veränderung Wertberichtigungen“.
Delkredere: was die Steuerbehörden akzeptieren
Für das pauschale Delkredere akzeptieren die Steuerbehörden in der Praxis ohne besonderen Nachweis 5 % auf inländischen und 10 % auf ausländischen Forderungen. Höhere Sätze sind möglich, wenn Sie das tatsächliche Ausfallrisiko belegen können. Forderungen, die bereits einzeln wertberichtigt sind, werden aus der Basis für das pauschale Delkredere herausgenommen.
Wann der Verlust feststeht
- Verlustschein aus der Betreibung: Das Betreibungsamt bestätigt, dass die Pfändung nicht gereicht hat.
- Konkursverlustschein oder Abschluss des Konkursverfahrens ohne Dividende für Sie.
- Gerichtlicher oder aussergerichtlicher Nachlassvertrag, der einen Teil der Forderung erlässt.
- Löschung einer Gesellschaft im Handelsregister ohne verbleibendes Vermögen.
- Bewusster Verzicht, wenn die Kosten der Eintreibung den Betrag übersteigen; begründen und dokumentieren.
Ein Verlustschein verjährt erst nach 20 Jahren. Bewahren Sie ihn auf, auch wenn die Forderung ausgebucht ist; kommt der Schuldner später zu Vermögen, kann er wieder geltend gemacht werden.
Beispiel mit MWST
Eine Rechnung über 2'162.00 CHF inklusive 8.1 % MWST ist nach Konkurs des Kunden verloren.
| Soll | Haben | CHF |
|---|---|---|
| 3805 Verluste Forderungen | 1100 Debitoren | 2'000.00 |
| 2200 Umsatzsteuer | 1100 Debitoren | 162.00 |
Die Reduktion der geschuldeten MWST ist eine Entgeltsminderung und wird in der Abrechnung der Periode deklariert, in der der Verlust gebucht wird. Wurde die Forderung vorher einzeln wertberichtigt, lösen Sie die Wertberichtigung gleichzeitig auf. Wird später doch noch bezahlt, ist die MWST auf dem eingegangenen Betrag wieder geschuldet.
Vor dem Ausbuchen prüfen
- Ist die Forderung wirklich berechtigt, oder fehlt eine Gutschrift?
- Wurden alle Mahnstufen und, wo sinnvoll, die Betreibung durchlaufen?
- Liegt ein Beleg für den Verlust vor (Verlustschein, Konkursmitteilung, Vergleich)?
- Hat eine zweite Person die Ausbuchung freigegeben?
Wie Sie Forderungen vorher eintreiben, zeigt der Ratgeber Forderungsmanagement und Mahnroutine. Kleinstbeträge ohne Streit behandelt der Beitrag Kleine Restsalden ausbuchen, die Kontenlogik der Seite Wertberichtigungen und Forderungsausfälle im Kontenrahmen.