Die meisten Buchungen entstehen heute automatisch: aus Rechnungen, Bankfeed oder Lohnlauf. Übrig bleiben die manuellen Buchungen: Abgrenzungen, Umbuchungen, Korrekturen, Abschreibungen, Rückstellungen. Sie sind notwendig, aber auch der Ort, an dem Fehler und Manipulationen am leichtesten passieren. Deshalb verdienen sie eine eigene Freigaberegel.
Was der Prüfpfad leisten muss
Nach Art. 957a OR gilt das Belegprinzip, und jede Buchung muss nachvollziehbar sein. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt zudem, dass Einträge nicht unbemerkt geändert werden können. Für eine manuelle Buchung heisst das:
- Vom Abschluss zurück bis zum Beleg lässt sich jeder Betrag verfolgen.
- Es ist sichtbar, wer wann was gebucht hat.
- Korrekturen erfolgen per Gegenbuchung oder Storno, nicht durch Überschreiben.
- Abgeschlossene Perioden sind gesperrt.
Bei Gesellschaften mit ordentlicher Revision prüft die Revisionsstelle zudem, ob ein internes Kontrollsystem (IKS) existiert. Die Freigabe manueller Buchungen gehört zu dessen Kern.
Ein Freigaberaster für KMU
| Art der Buchung | Beispiele | Freigabe |
|---|---|---|
| wiederkehrend nach Vorlage | monatliche Abschreibung, Mietabgrenzung | einmalige Freigabe der Vorlage |
| Umgliederung ohne Erfolgswirkung | falsches Bankkonto, Kostenstelle | Buchhalterin, mit Notiz |
| erfolgswirksam unter Schwelle | kleine Abgrenzung, Rundungsdifferenz | Buchhalterin, mit Beleg |
| erfolgswirksam über Schwelle | Rückstellung, Wertberichtigung, grosse Abgrenzung | zweite Person, z. B. Geschäftsführung oder Treuhand |
| MWST-relevant | Korrektur von Vorsteuer oder Umsatzsteuer | zweite Person, Hinweis für nächste Abrechnung |
| Eigenkapital und Gesellschafter | Gewinnverwendung, Kontokorrent Gesellschafter | Geschäftsführung, mit Beschluss |
Die Schwelle legen Sie selbst fest, etwa CHF 2'000 für ein kleines Dienstleistungsunternehmen oder 1 % des Monatsumsatzes. Wichtiger als die Höhe ist, dass sie schriftlich festgehalten und immer angewendet wird.
Was zu jeder manuellen Buchung gehört
- Beleg oder Berechnung als Anhang, etwa die Excel-Tabelle zur Abgrenzung oder die Saldobestätigung
- Begründung in einem Satz im Buchungstext
- Verweis auf die korrigierte Originalbuchung, falls es eine Korrektur ist
- Visum der freigebenden Person mit Datum, in der Software oder auf dem Beleg
Eine Buchung «Korrektur gemäss Treuhand» ohne Beleg erfüllt diese Anforderungen nicht. Bitten Sie die Treuhand um eine kurze Liste ihrer Korrekturbuchungen mit Begründung.
Allein in der Buchhaltung?
In kleinen Firmen gibt es oft nur eine Person, die bucht. Das Vier-Augen-Prinzip lässt sich trotzdem umsetzen:
- Die Geschäftsführung erhält monatlich eine Liste aller manuellen Buchungen über der Schwelle und visiert sie.
- Die Treuhand prüft im Quartal stichprobenweise fünf manuelle Buchungen.
- Die Software verhindert, dass in einer gesperrten Periode gebucht wird.
Wie Sie die Liste für die Geschäftsführung aufbereiten, zeigt Inhaberbesprechung nach dem Monatsabschluss.
Warnsignale im Journal
- viele manuelle Buchungen kurz vor dem Abschluss oder nach dem Stichtag mit Rückdatierung
- runde Beträge ohne Beleg auf Erfolgskonten
- Buchungen auf Klärungskonten, die monatelang nicht aufgelöst werden
- wiederholte Korrekturen derselben Buchung
Solche Muster sollten Sie im Rahmen der Abschlussdokumentation kurz erklären. Technische Hinweise zur Protokollierung geben Revisionsspur in der Cloud-Buchhaltung und Korrekturbuchungen und Umgliederungen.