Eine Rechnung auf dem falschen Aufwandskonto, eine Bankbelastung doppelt erfasst oder ein Darlehen, das im nächsten Jahr zurückbezahlt wird und deshalb kurzfristig ist: Nicht jede Änderung an einer Buchung ist gleich. Schweizer KMU unterscheiden am besten drei Fälle.
Storno, Korrektur oder Umgliederung?
| Fall | Was ist falsch? | Vorgehen | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Storno | die ganze Buchung | Gegenbuchung mit gleichem Betrag, dann neu buchen | Rechnung doppelt erfasst |
| Korrekturbuchung | Betrag, Konto oder MWST-Code | Differenzbuchung mit Verweis auf die Originalbuchung | Leasingrate auf 6500 statt 6105 gebucht |
| Umgliederung | nichts, aber der Ausweis passt nicht mehr | Umbuchung zwischen Bilanzpositionen | Darlehensrate fällig in den nächsten zwölf Monaten |
In allen drei Fällen bleibt die ursprüngliche Buchung sichtbar. Eine Buchung zu löschen oder zu überschreiben widerspricht dem Grundsatz, dass Buchungen nachprüfbar sein müssen (Art. 957a OR). Viele Programme verhindern das in abgeschlossenen Perioden ohnehin.
Umgliederungen vor dem Abschluss
Umgliederungen betreffen die Darstellung der Bilanz. Die häufigsten in KMU:
- Bankkonto mit Minus: Ein überzogenes Kontokorrent mit Haben-Saldo auf 1020 wird per Stichtag zu den kurzfristigen verzinslichen Verbindlichkeiten umgegliedert.
- Debitoren mit Haben-Saldo: Vorauszahlungen oder Doppelzahlungen von Kunden werden nicht von den Forderungen abgezogen, sondern als Verbindlichkeit gezeigt.
- Langfristiges Darlehen: Der Teil, der in den nächsten zwölf Monaten fällig wird, wandert von 2450 Darlehen in die kurzfristigen Verbindlichkeiten.
- Kaution oder Anzahlung: Wird sie innert zwölf Monaten zurückbezahlt oder verrechnet, gehört sie ins Umlaufvermögen.
Nach dem Abschluss werden reine Ausweis-Umgliederungen per 1. Januar oft zurückgebucht, damit die laufende Buchhaltung wieder mit den ursprünglichen Konten arbeitet.
Fehler aus dem Vorjahr
Wurde die Jahresrechnung bereits von der Generalversammlung genehmigt, wird sie in der Regel nicht neu aufgerollt. Der Fehler wird im laufenden Jahr korrigiert:
| Fehler | Korrektur im laufenden Jahr |
|---|---|
| Rechnung des Vorjahres nicht erfasst | 8500 Ausserordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Aufwand |
| Erlös des Vorjahres vergessen | 8510 Ausserordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Ertrag |
| Abschreibung zu hoch berechnet | Korrektur nach Rücksprache mit der Treuhand, Auswirkungen auf die Steuererklärung prüfen |
Wesentliche Korrekturen können im Anhang zu erläutern sein. Bei grösseren Fehlern mit Steuerfolgen sprechen Sie frühzeitig mit der Treuhand.
Wenn die MWST betroffen ist
Ändert eine Korrektur die Umsatzsteuer oder die Vorsteuer einer bereits abgerechneten Periode, muss die Differenz gegenüber der ESTV korrigiert werden. Kleinere Fehler werden laufend in einer der nächsten Abrechnungen berichtigt; spätestens mit der jährlichen Finalisierung müssen alle Differenzen bereinigt sein. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber MWST-Korrekturen nach der Abrechnung, die Formulare stehen bei der ESTV zur Korrekturabrechnung.
Was zu jeder Korrektur gehört
- Buchungstext: “Korrektur zu Beleg 2417, falsches Konto” statt “Korrektur”.
- Beleg: interne Notiz mit Grund, Betrag und Bezug, bei Abschlussbuchungen das Abschlussdossier.
- Freigabe: Korrekturen in abgeschlossenen Monaten nur durch eine berechtigte Person.
- Kontrolle: Nach der Korrektur Saldenliste und MWST-Konten neu prüfen.
Wie Sie manuelle Buchungen kontrolliert freigeben, zeigt der Ratgeber Freigabe manueller Buchungen und Prüfpfad; Stornos nach einem abgeschlossenen Monat behandelt der Beitrag Stornobuchungen nach dem Monatsabschluss.