Manchmal zahlt ein Unternehmen eine Lieferantenrechnung bewusst nicht auf einmal: weil ein Teil der Lieferung fehlt, weil ein Ratenplan vereinbart wurde oder weil die Liquidität eng ist. In allen Fällen bleibt ein Restbetrag auf 2000 Kreditoren offen, und dieser Rest muss jederzeit einer Rechnung zugeordnet werden können.
Drei typische Fälle
| Fall | Grundlage | Was offen bleibt |
|---|---|---|
| Vereinbarter Ratenplan | schriftliche Abmachung mit Lieferant | Rest nach Plan, mit Fälligkeiten |
| Zurückbehaltener Teil | Mangel oder fehlende Teillieferung | strittiger Betrag, gesperrt im Zahlungslauf |
| Teilzahlung wegen Liquidität | ohne Vereinbarung | Rest ist fällig, Verzugszins möglich |
Ohne Vereinbarung muss der Lieferant eine Teilzahlung nicht annehmen, wenn die ganze Schuld feststeht und fällig ist (Art. 69 OR). Sprechen Sie deshalb vor der ersten Rate mit dem Lieferanten und halten Sie die Einigung schriftlich fest.
Teilzahlung mit QR-Rechnung
Der QR-Zahlteil enthält meist den vollen Rechnungsbetrag und eine QR-Referenz. Für eine Teilzahlung ändern Sie im E-Banking den Betrag und behalten die Referenz bei. So kann der Lieferant die Zahlung automatisch der richtigen Rechnung zuordnen. Bei Rechnungen ohne Betrag im QR-Code tragen Sie die Rate direkt ein.
Für Ratenpläne über mehrere Monate lohnt sich ein Dauerauftrag nur, wenn Betrag und Referenz gleich bleiben. Sonst planen Sie jede Rate im Zahlungslauf für Lieferanten einzeln ein.
Buchung im Kreditorenposten
Jede Zahlung wird gegen den bestehenden Posten gebucht: 2000 Kreditoren an 1020 Bankguthaben. Der Posten zeigt danach Originalbetrag, bezahlte Raten und Rest. Legen Sie keine neue Rechnung für den Rest an; das erzeugt Dubletten in der Offene-Posten-Liste.
Vorsteuer: vereinbart oder vereinnahmt?
| Abrechnungsart | Wann Vorsteuer abziehbar |
|---|---|
| Vereinbartes Entgelt (Normalfall) | voll in der Periode, in der die Rechnung empfangen wurde |
| Vereinnahmtes Entgelt | nur der Anteil der in der Periode bezahlten Raten |
Wer nach vereinbartem Entgelt abrechnet, hat die Vorsteuer schon beim Rechnungseingang abgezogen. Wird später ein Teil endgültig nicht bezahlt, etwa nach einem Preisnachlass, muss die Vorsteuer anteilig korrigiert werden. Die Grundlagen stehen im Beitrag Vorsteuerabzug richtig nutzen.
Skonto bei Teilzahlung
Ein Skonto gilt in der Regel nur, wenn der ganze Betrag innert Skontofrist bezahlt wird. Bei Teilzahlungen gibt es keinen Skonto, ausser der Lieferant stimmt ausdrücklich zu. Ziehen Sie ihn trotzdem ab, entsteht beim Lieferanten eine Differenz, die als Nachforderung zurückkommt.
Monatliche Kontrolle
- Kreditoren mit Teilzahlungen separat auflisten: Restbetrag, nächste Rate, Grund
- Zurückbehaltene Beträge mit offenem Mangel haben eine Wiedervorlage
- Raten ohne schriftliche Vereinbarung an die Geschäftsleitung melden
- Kontoauszug des Lieferanten mit Ihrem Kreditorenkonto vergleichen, siehe Abstimmung von Lieferantenkonten
Die Sicht des Verkäufers beschreibt der Ratgeber Teilzahlungen von Kunden.