Statt jede Rechnung einzeln im E-Banking zu erfassen, bündelt ein Zahlungslauf alle fälligen Kreditoren zu festen Terminen. In der Schweiz läuft das über eine Zahlungsdatei nach ISO 20022, die aus der Buchhaltung erzeugt und im E-Banking oder bei PostFinance hochgeladen wird.
Ablauf in fünf Schritten
- Rechnungen erfassen und prüfen: Jede Lieferantenrechnung ist auf Konto 2000 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gebucht, sachlich geprüft und mit MWST-Code versehen. Der Prozess dazu steht unter Lieferantenrechnungen in der Buchhaltung.
- Vorschlag erstellen: Die Software listet alle Rechnungen, die bis zum nächsten Lauf fällig werden oder deren Skontofrist abläuft.
- Auswahl anpassen: Gesperrte, strittige oder nur teilweise anerkannte Rechnungen herausnehmen.
- Freigabe zu zweien: Eine zweite Person prüft die Liste und gibt die Datei im E-Banking frei. Viele KMU orientieren sich dabei an der Kollektivunterschrift zu zweien aus dem Handelsregister.
- Rückmeldung verbuchen: Die Belastung der Bank wird über die Kontoauszugsdatei mit den offenen Posten ausgeglichen.
Was die Zahlungsdatei enthalten muss
| Rechnungsart | Angaben im Zahlungsauftrag |
|---|---|
| QR-Rechnung mit QR-IBAN | QR-IBAN und die 27-stellige QR-Referenz, unverändert übernommen |
| QR-Rechnung mit IBAN und SCOR-Referenz | IBAN und Creditor Reference, oft bei EUR-Rechnungen |
| QR-Rechnung ohne Referenz | IBAN und Rechnungsnummer als Mitteilung |
| Ausländischer Lieferant | IBAN, BIC und Währung; Spesenregel festlegen |
Die Datei im Format pain.001 folgt den Swiss Payment Standards, die SIX für den Schweizer Finanzplatz pflegt. Die Bank meldet mit pain.002 zurück, ob Aufträge abgelehnt wurden. Details und aktuelle Versionen veröffentlicht SIX zur Zahlungsstandardisierung. Wie die Datei aus der Buchhaltung entsteht, zeigt Zahlungsdatei pain.001 für Lieferanten.
Den Rhythmus wählen
- Wöchentlich, etwa am Dienstag, wenn viele Rechnungen mit Skonto eintreffen
- Zweimal pro Monat, wenn die meisten Lieferanten 30 Tage netto gewähren
- Monatlich nur bei wenigen Kreditoren und stabiler Liquidität
Lege das Ausführungsdatum auf einen Bankwerktag und plane Feiertage ein, die je nach Kanton unterschiedlich sind. Grosse Beträge wie MWST-Zahlungen an die ESTV, AHV-Akontorechnungen oder Mieten gehören fix in die Liquiditätsplanung.
Betrug und Fehler abfangen
- Geänderte Bankverbindung: Eine neue IBAN nur nach telefonischer Rückfrage über eine bekannte Nummer übernehmen; mehr dazu unter IBAN-Stammdaten.
- Doppelzahlungen: Rechnungsnummer und Betrag pro Lieferant auf Duplikate prüfen.
- Teilzahlungen: Restbeträge sichtbar offen lassen, wie unter Teilzahlungen an Lieferanten beschrieben.
- Rechtetrennung: Wer Kreditoren anlegt, sollte nicht allein Zahlungen freigeben.
Buchung nach der Ausführung
Mit der Belastung bucht die Software «2000 Kreditoren an 1020 Bank». Ein gezogener Skonto mindert den Aufwand und, bei der effektiven Methode, anteilig die Vorsteuer. Bleibt nach dem Lauf ein Saldo auf einem Kreditor offen, ist er vor dem Monatsabschluss zu klären.