Ein Kunde überweist 1'500 CHF auf eine Rechnung über 4'000 CHF. Vielleicht ist es eine vereinbarte Rate, vielleicht hat er nur einen Teil akzeptiert, vielleicht zahlt er einfach, was er gerade kann. Für die Buchhaltung ist die Reihenfolge immer gleich: zuordnen, anrechnen, Rest weiterverfolgen.
Zuordnung im Debitorenposten
Buchen Sie die Zahlung auf die bestehende Rechnung: 1020 Bankguthaben an 1100 Debitoren. Der Posten bleibt mit 2'500 CHF offen. Hat der Kunde die QR-Referenz verwendet, erkennt die Software die Rechnung automatisch, auch wenn der Betrag abweicht. Ohne Referenz hilft der Beitrag Teilzahlungen automatisch zuordnen.
Worauf wird die Zahlung angerechnet?
Hat ein Kunde mehrere offene Rechnungen, oder schuldet er neben dem Kapital auch Verzugszins und Mahngebühren, stellt sich die Frage der Anrechnung. Das Obligationenrecht regelt sie so:
| Situation | Regel |
|---|---|
| Kunde nennt bei der Zahlung eine Rechnung | Anrechnung auf diese Rechnung |
| Kunde nennt nichts, Sie bestimmen auf der Quittung | Ihre Bestimmung gilt, wenn der Kunde nicht sofort widerspricht |
| Keine Bestimmung | zuerst auf die fällige, dann auf die zuerst betriebene, dann auf die zuerst fällig gewordene Schuld |
| Zins und Kosten ausstehend | Teilzahlung deckt zuerst Zins und Kosten, dann das Kapital (Art. 85 OR) |
In der Praxis verrechnen die meisten KMU Teilzahlungen einfach mit der ältesten Rechnung. Das ist zulässig, solange der Kunde keine andere Zuordnung angegeben hat.
MWST bei Teilzahlungen
| Abrechnungsart | Wirkung |
|---|---|
| Vereinbartes Entgelt | MWST wurde mit der Rechnung fällig; die Teilzahlung ändert nichts |
| Vereinnahmtes Entgelt | MWST nur auf dem in der Periode eingegangenen Betrag |
Bleibt ein Rest endgültig unbezahlt, korrigieren Sie die MWST erst, wenn der Verlust feststeht oder ein Nachlass vereinbart wurde.
Ratenvereinbarung
Bittet ein Kunde um Raten, halten Sie schriftlich fest:
- Gesamtbetrag und Rechnungsnummern
- Höhe und Fälligkeit jeder Rate
- ob Verzugszins oder Mahngebühren erlassen werden
- was bei einer verpassten Rate geschieht, zum Beispiel sofortige Fälligkeit des Rests
Im System setzen Sie für den Posten eine Mahnsperre bis zur nächsten Rate, damit der Kunde keine automatische Mahnung erhält, obwohl er sich an den Plan hält. Mehr dazu im Beitrag Ratenzahlung in der Buchhaltung.
Teilzahlung ohne Absprache
Zahlt ein Kunde ohne Erklärung weniger, fragen Sie innert weniger Tage nach. Häufige Gründe:
- Skonto abgezogen, eventuell nach Ablauf der Frist
- Bankspesen oder Kursdifferenz bei Zahlungen aus dem Ausland
- Teil der Rechnung bestritten, siehe Rechnungsstreitigkeiten und Zahlungssperren
- Liquiditätsengpass beim Kunden
Bei Grund 4 läuft die normale Mahnroutine weiter. Reagiert der Kunde nicht, kann der Rest betrieben werden; eine bereits erhaltene Teilzahlung schmälert nur den betriebenen Betrag.
Kontrolle zum Monatsende
- Offene Posten mit Teilzahlungen separat ausweisen, mit Restbetrag und Status
- Ratenpläne gegen die tatsächlichen Eingänge prüfen
- Mahnsperren ohne aktuellen Ratenplan aufheben
- Debitoren mit wiederholten Teilzahlungen in der Debitorenalter-Analyse beobachten
Die Gegenseite, also Raten an Ihre Lieferanten, beschreibt der Ratgeber Teilzahlungen an Lieferanten.