Ein Architekturbüro verrechnet Plankopien, eine Treuhänderin die Handelsregistergebühr, ein Monteur die Anfahrt und das Material, eine Agentur Fotolizenzen. Alle diese Kosten hat zuerst Ihr Unternehmen bezahlt, und nun sollen sie beim Kunden landen. Für die Buchhaltung stellen sich zwei Fragen: Welcher MWST-Satz gilt? Und wo wird der Betrag gebucht?
Weiterbelastung oder durchlaufender Posten?
| Weiterbelastete Auslage | Durchlaufender Posten | |
|---|---|---|
| Wer ist Vertragspartner des Dritten | Ihr Unternehmen | der Kunde |
| Rechnung des Dritten lautet auf | Ihr Unternehmen | den Kunden |
| Beispiele | Reisekosten, Material, Kopien, Kurierkosten, Lizenzen | Handelsregister- oder Grundbuchgebühren, Gerichtskostenvorschuss im Namen des Kunden |
| MWST | Teil des Entgelts, Satz der Hauptleistung | nicht Teil des Entgelts |
| Vorsteuer auf Einkauf | abziehbar | keine |
Beträge, die Sie im Namen und für Rechnung des Kunden vereinnahmen oder bezahlen, gehören nicht zum Entgelt (Art. 24 MWSTG). Diese Ausnahme ist eng: Der Kunde muss gegenüber dem Dritten selbst verpflichtet sein, und Sie weisen den Betrag auf Ihrer Rechnung separat und ohne Zuschlag aus.
Welcher MWST-Satz gilt?
Weiterbelastete Kosten folgen der Hauptleistung. Verrechnet eine Beraterin einem Kunden in der Schweiz die Hotelübernachtung weiter, unterliegt dieser Betrag dem Normalsatz ihrer Beratung, obwohl die Beherbergung selbst zum Sondersatz eingekauft wurde. Erbringen Sie die Hauptleistung an einen Kunden im Ausland und ist sie in der Schweiz nicht steuerbar, sind auch die weiterbelasteten Spesen nicht steuerbar.
Mehr Beispiele, etwa zu Hotelkosten im Ausland oder Kilometerpauschalen, stehen im Beitrag MWST bei Spesenweiterbelastung.
Wo wird gebucht?
Das Obligationenrecht verbietet es, Aufwand und Ertrag miteinander zu verrechnen (Art. 958c OR). Deshalb buchen Sie:
| Vorgang | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Einkauf der Auslage | Aufwandskonto, z. B. 4400 Aufwand für bezogene Dienstleistungen, und 1170 Vorsteuer | 2000 Kreditoren |
| Weiterverrechnung an Kunde | 1100 Debitoren | Ertragskonto, z. B. 3400 Dienstleistungserlöse oder Unterkonto „weiterverrechnete Auslagen“, und 2200 Umsatzsteuer |
| Durchlaufender Posten bezahlt | Verrechnungskonto Kunde (Aktivseite) | 1020 Bankguthaben |
| Durchlaufender Posten verrechnet | 1100 Debitoren | Verrechnungskonto Kunde |
Ein separates Ertragskonto für weiterverrechnete Auslagen zeigt auf einen Blick, ob alle bezahlten Spesen tatsächlich beim Kunden ankommen.
Nichts vergessen
Die grösste Gefahr ist nicht der falsche Satz, sondern die vergessene Weiterbelastung. Bewährt hat sich:
- Weiterverrechenbare Auslagen bei der Erfassung mit Projekt oder Kunde markieren.
- Vor jeder Rechnungsstellung die markierten, noch nicht verrechneten Auslagen auflisten.
- Zum Monatsende offene, weiterverrechenbare Auslagen als nicht fakturierte Leistung abgrenzen.
Die letzte Stufe beschreibt der Ratgeber Noch nicht fakturierte Leistungen zum Periodenende.
Auf der Rechnung
Zeigen Sie Auslagen als eigene Position mit Datum und Beschreibung. Bei durchlaufenden Posten vermerken Sie „im Namen und für Rechnung des Kunden bezahlt, ohne MWST“ und legen die Originalquittung bei. Die übrigen Pflichtangaben einer Schweizer Rechnung stehen im Beitrag Rechnung: Pflichtangaben in der Schweiz. Wie Weiterbelastungen die Projektmarge beeinflussen, zeigt der Ratgeber Projektwirtschaftlichkeit für kleine Unternehmen.