Office-Paket, Buchhaltung, CRM, Designsoftware, Cloud-Speicher: Ein typisches Schweizer KMU zahlt heute Dutzende Abos, viele davon an Anbieter im Ausland. Damit die Kosten überschaubar bleiben und die MWST stimmt, braucht es eine klare Kontierung.
Aufwand oder Investition?
| Fall | Konto |
|---|---|
| Monats- oder Jahresabo (SaaS) | 6570 Informatikaufwand inkl. Leasing |
| Wartungsvertrag für gekaufte Software | 6570 |
| Unbefristete Lizenz, wesentlicher Betrag | 1520 Büromaschinen, Informatik, Kommunikationstechnologie oder 1700 |
| Eigenentwicklung einer Software für den eigenen Betrieb | 1700, sofern die Voraussetzungen der Aktivierung erfüllt sind |
| Leasing von Hardware | 6570 |
Das ESTV-Merkblatt A 1995 nennt für Datenverarbeitungsanlagen (Hardware und Software) einen Normalsatz von 40 % vom Buchwert. Viele Unternehmen schreiben Software trotzdem sofort ab, wenn der Kanton das erlaubt.
Bezugsteuer bei ausländischen Anbietern
Bezieht ein Schweizer Unternehmen ein Abo von einem ausländischen Anbieter, entscheidet die Rechnung:
- Schweizer MWST ausgewiesen, mit CHE-Nummer: normale Vorsteuer auf 1171
- Keine Schweizer MWST: Bezugsteuer selbst deklarieren
Ausländische Unternehmen, die Dienstleistungen an Schweizer Kunden erbringen, müssen sich bei der ESTV registrieren, sobald ihr weltweiter Umsatz die Schwelle für die Steuerpflicht überschreitet und sie Leistungen im Inland erbringen, die nicht der Bezugsteuer unterliegen. Grosse Software-Anbieter sind deshalb oft registriert, kleinere nicht. Die Prüfung erklärt der Beitrag Bezugsteuer auf Software-Abos aus dem Ausland.
Jahresabos abgrenzen
Ein Jahresabo, bezahlt im September, betrifft zu zwei Dritteln das Folgejahr. Bei wesentlichen Beträgen gehört dieser Teil auf 1300 Aktive Rechnungsabgrenzungen. Kleinbeträge dürfen nach einer festen Regel direkt als Aufwand gebucht werden. Beispiele stehen unter Vorauszahlungen und Abos periodisieren.
Abos in Fremdwährung
Viele Abos werden in USD oder EUR mit der Firmenkreditkarte bezahlt. Der Aufwand wird zum Kurs der Kartenabrechnung in CHF erfasst. Für die Bezugsteuer gilt der Kurs nach den Regeln der ESTV; meist reicht der Monatsmittelkurs.
Abo-Inventar
Eine einfache Liste mit Anbieter, Betrag, Laufzeit, Kündigungsfrist und verantwortlicher Person verhindert vergessene Abos und hilft bei der Bezugsteuer-Kontrolle. Den Rahmen für Hardware liefert Computer und IT-Hardware im Kontenrahmen, für Telekommunikation Telefon und Internet.