Die Debitoren sind für die meisten KMU nach der Bank der grösste Posten im Umlaufvermögen. Im Schweizer KMU-Kontenrahmen stehen sie in der Gruppe 110 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Mit der QR-Rechnung und camt-Dateien lässt sich ihre Verwaltung weitgehend automatisieren.
Konten
| Konto | Bezeichnung | Inhalt |
|---|---|---|
| 1100 | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) | offene Rechnungen an Kunden |
| 1109 | Wertberichtigungen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | Delkredere |
| 3805 | Verluste Forderungen, Veränderung Wertberichtigungen | Ausbuchung und Veränderung des Delkredere |
| 2030 | Anzahlungen von Dritten | Kundenanzahlungen, nicht mit 1100 verrechnen |
Forderungen gegenüber Beteiligten oder Konzerngesellschaften werden separat geführt, damit sie in der Bilanz gesondert gezeigt werden können.
Rechnung, Zahlung, Abgleich
- Rechnung mit QR-Zahlteil: 1100 an 3200 oder 3400 und 2200 Umsatzsteuer
- Zahlungseingang über camt.054 mit QR-Referenz: 1020 an 1100, automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet
- Skonto oder Rappendifferenz: Ausbuchung über 3800 mit anteiliger MWST-Korrektur
Ohne strukturierte Referenz landen Zahlungen schnell auf Klärungskonten. Deshalb lohnt es sich, jede Rechnung mit QR-Referenz zu versenden.
Delkredere bilden
Zum Abschluss werden die Debitoren auf ihre Einbringlichkeit geprüft:
- Einzelwertberichtigung: für bekannte Problemfälle, etwa Kunden in Betreibung oder Konkurs
- Pauschalwertberichtigung: für das allgemeine Ausfallrisiko auf den übrigen Forderungen
Die kantonalen Steuerverwaltungen akzeptieren in der Regel ein pauschales Delkredere von 5 % auf inländischen und 10 % auf ausländischen Forderungen ohne weiteren Nachweis. Höhere Sätze sind mit Erfahrungswerten zu begründen. Gebucht wird die Veränderung: 3805 an 1109 bei einer Erhöhung, umgekehrt bei einer Senkung.
Forderungsverlust und MWST
Ist eine Forderung endgültig verloren, etwa nach einem Verlustschein aus der Betreibung oder dem Abschluss eines Konkursverfahrens, wird sie ausgebucht: 3805 und 2200 Umsatzsteuer an 1100. Bei der effektiven Methode darf die MWST auf dem ausgefallenen Betrag korrigiert werden. Geht später doch noch Geld ein, ist die MWST darauf wieder geschuldet. Die Grundlagen zur Entgeltsminderung stehen bei der ESTV zur Mehrwertsteuer.
Nachweise für den Abschluss
- Debitorenliste per Stichtag, die mit dem Saldo von 1100 übereinstimmt
- Altersgliederung mit Fälligkeiten
- Begründung für jede Einzelwertberichtigung
- Liste der Forderungen in Betreibung mit Verlustscheinen
Verlustscheine verjähren nach 20 Jahren und können später noch Geld bringen. Bewahre sie auf, auch wenn die Forderung ausgebucht ist.
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