Viele Schweizer KMU führen die Löhne in einem separaten Lohnprogramm und übernehmen pro Monat einen Sammelbeleg in die Finanzbuchhaltung. Damit diese Übergabe kontrollierbar bleibt, braucht es ein Lohn-Clearingkonto, auch Lohndurchlaufkonto genannt.
Wo das Konto im Kontenrahmen sitzt
Der Kontenrahmen KMU schreibt kein eigenes Konto vor. Bewährt hat sich ein Unterkonto bei den kurzfristigen Verbindlichkeiten, etwa in der Gruppe 2210 Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten, mit der Bezeichnung «Lohn-Clearing» oder «Nettolöhne». Wichtig ist, dass es nicht mit anderen Durchlaufposten geteilt wird.
Was durch das Clearingkonto läuft
| Buchung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Bruttolöhne | 5000 Lohnaufwand | Lohn-Clearing |
| AHV/IV/EO, ALV Arbeitnehmeranteil | Lohn-Clearing | 2270 |
| BVG-Arbeitnehmerbeiträge | Lohn-Clearing | 2270 (Unterkonto Pensionskasse) |
| Quellensteuer | Lohn-Clearing | 2209 Quellensteuer |
| Auszahlung Nettolöhne | Lohn-Clearing | 1020 Bankguthaben |
Nach der Auszahlung muss der Saldo null sein.
Warum Restsalden entstehen
- Ein Mitarbeiter wurde manuell per Bank ausbezahlt, im Lohnprogramm aber nicht gebucht.
- Spesenrückerstattungen laufen mit der Lohnzahlung, werden aber nicht ins Clearing übernommen.
- Ein Lohnvorschuss wurde verrechnet, ohne dass das Vorschusskonto belastet wurde.
- Die Lohnzahlung erfolgte in zwei Tranchen über den Monatswechsel.
Abstimmung pro Monat
- Saldo des Clearingkontos nach jeder Lohnzahlung prüfen.
- Bei Abweichungen Lohnjournal und Bankbelastung mitarbeiterweise vergleichen.
- Offene Beträge nicht stehen lassen, sondern innert Monatsfrist klären.
Abgrenzung zu den Sozialversicherungskonten
Das Clearingkonto nimmt nur den Fluss vom Brutto- zum Nettolohn auf. Die Abrechnungen der Ausgleichskasse, der Pensionskasse und des UVG-Versicherers laufen über 2270. So bleibt sichtbar, welche Beiträge noch geschuldet sind. Der Unterschied zwischen beiden Logiken ist unter Netto-Lohn-Clearing ausführlich beschrieben.
Wer die Lohnabrechnung neu aufbaut, findet die Grundlagen unter Lohnabrechnung erstellen.