Ein Mitarbeiter braucht kurzfristig Geld für eine Reparatur, eine Monteurin bekommt CHF 500 Bargeld für eine Auswärtswoche. Beides sind Vorschüsse: Forderungen des Arbeitgebers, die später mit Lohn oder Spesen verrechnet werden.
Das Konto
Der Kontenrahmen KMU sieht dafür 1140 Vorschüsse und Darlehen vor, mit 1149 als Wertberichtigungskonto. Wer viele Vorschüsse hat, führt pro Person ein Unterkonto oder einen Offenen Posten.
| Art | Buchung bei Auszahlung | Ausgleich |
|---|---|---|
| Lohnvorschuss | 1140 an 1020 oder 1000 | Abzug im nächsten Lohnlauf |
| Spesenvorschuss | 1140 an 1000 Kasse | Spesenabrechnung, Rest bar zurück |
| Darlehen an Mitarbeitende | 1140 oder 1440 bei langer Laufzeit | Raten gemäss Vertrag |
Rechtliche Grenzen
- Nach Art. 323 Abs. 4 OR muss der Arbeitgeber einen Vorschuss gewähren, wenn sich der Arbeitnehmer in einer Notlage befindet und der Arbeitgeber billigerweise dazu in der Lage ist.
- Nach Art. 323b Abs. 2 OR darf der Arbeitgeber Gegenforderungen mit dem Lohn nur verrechnen, soweit dieser pfändbar ist. Ein echter Lohnvorschuss wird in der Lehre meist als vorgezogene Lohnzahlung verstanden; bei Darlehen und anderen Forderungen gilt die Grenze aber klar. Eine schriftliche Rückzahlungsvereinbarung schafft in beiden Fällen Klarheit.
Den Gesetzestext findest du im Obligationenrecht auf Fedlex.
Zinslose Darlehen
Ein grösseres Darlehen zu einem Zins unter dem Marktniveau verschafft der mitarbeitenden Person einen geldwerten Vorteil. Dieser ist im Lohnausweis zu deklarieren. Als Massstab dienen die Zinssätze, die die ESTV jährlich in ihren Rundschreiben zur direkten Bundessteuer publiziert.
Austritt mit offenem Vorschuss
Verlässt jemand das Unternehmen mit offenem Vorschuss, wird der Betrag mit dem letzten Lohn verrechnet. Bleibt eine Restforderung, ist ihre Einbringlichkeit zu prüfen und allenfalls über 1149 wertzuberichtigen.
Monatliche Kontrolle
Der Saldo von 1140 sollte jederzeit einer Liste der offenen Vorschüsse entsprechen. Vorschüsse, die seit Monaten unverändert stehen, sind meist vergessene Spesenabrechnungen. Den Zusammenhang mit der Spesenabrechnung zeigt Mitarbeiterauslagen im Kontenrahmen, die Lohnseite der Beitrag zu Lohn-Clearingkonten.