Nach Art. 327a OR ersetzt der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen, die den Mitarbeitenden bei der Arbeit entstehen. In der Praxis regelt das ein Spesenreglement, das viele Unternehmen von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen lassen.
Effektive Spesen und Pauschalen
| Art | Abrechnung | Buchung | Lohnausweis |
|---|---|---|---|
| Effektive Spesen | gegen Beleg | Aufwandkonto nach Art der Ausgabe | Ziffer 13.1 |
| Pauschalspesen | fixer Betrag pro Monat | 5800 Übriger Personalaufwand, Unterkonto Spesen | Ziffer 13.2 |
Effektive Spesen werden nach ihrer Natur gebucht: Bahnbillett auf Reisespesen, Hotel auf Reisespesen, Fachbuch auf Verwaltungsaufwand, Kundenessen auf Repräsentation. Pauschalen landen gesammelt auf einem Spesenkonto in der Klasse 5.
Das Verrechnungskonto für Mitarbeitende
Damit offene Rückerstattungen sichtbar sind, lohnt sich ein Verrechnungskonto, etwa ein Unterkonto zu 2210 Übrige kurzfristige Verbindlichkeiten («Spesen Mitarbeitende»):
- Spesenabrechnung genehmigt: Aufwandkonten und 1170/1171 Vorsteuer an Spesen Mitarbeitende
- Auszahlung mit dem Lohn oder separat: Spesen Mitarbeitende an 1020
Vorsteuer aus Quittungen
Mitarbeitende zahlen oft mit eigener Karte und reichen Kassenzettel ein. Für Kleinbeträge bis CHF 400 genügt in der Regel ein Beleg ohne Angabe des Leistungsempfängers. Bei höheren Beträgen sollte die Rechnung auf die Firma lauten. Ausländische MWST, etwa auf einem Hotel in Deutschland, ist keine Schweizer Vorsteuer; sie wird mit dem Aufwand gebucht oder über das ausländische Vergütungsverfahren zurückgefordert.
Was nicht als Spesen gilt
- Arbeitsweg zwischen Wohnort und Arbeitsort
- Verpflegung am Arbeitsort ohne besonderen Anlass
- Pauschalen ohne genehmigtes Reglement, die über die tatsächlichen Kosten hinausgehen
Solche Beträge sind Lohn und AHV-pflichtig. Welche Pauschalen die Kantone akzeptieren, zeigt der Beitrag Spesenpauschalen pro Kanton.
Kontrolle
Spesen mit Firmenkarte, Barvorschüsse und private Auslagen sollten getrennt bleiben. Für Bargeld, das Mitarbeitende im Voraus erhalten, siehe Mitarbeitervorschüsse. Die Kontierung von Reisen ist unter Reise- und Fahrtkosten beschrieben, die Grundlagen des Reglements im Beitrag Spesenreglement Schweiz.