Im Detailhandel, in der Gastronomie und in der Lebensmittelproduktion gehören Verluste zum Alltag: Joghurt läuft ab, Gläser zerbrechen, Ware wird gestohlen oder falsch ausgegeben. In der Buchhaltung erscheint das als Inventurdifferenz.
Wie Schwund sichtbar wird
Bei einem Warenlager wird der Bestand oft nur einmal jährlich gezählt. Die Differenz zwischen Buchbestand und Inventur fliesst in den Warenaufwand:
| Bestandesführung | Wo der Schwund landet |
|---|---|
| Ohne laufende Lagerbuchhaltung | im Handelswarenaufwand über die Bestandesänderung |
| Mit Lagerbuchhaltung | als Inventurdifferenz, wenn ein eigenes Konto angelegt ist |
Ein Unterkonto zu 4200 Handelswarenaufwand bzw. 4000 Materialaufwand mit der Bezeichnung «Inventurdifferenzen und Schwund» macht den Effekt sichtbar. Verdorbene Ware, die laufend erfasst wird, kann auf ein weiteres Unterkonto «Verderb» gebucht werden.
Schwund oder Wertberichtigung?
| Sachverhalt | Behandlung |
|---|---|
| Ware fehlt oder ist zerstört | Abgang, Schwund |
| Ware ist vorhanden, aber schwer verkäuflich | Wertberichtigung nach Art. 960c OR |
| Ware ist abgelaufen und muss entsorgt werden | Abgang, Verderb |
Die Bewertung zum tieferen Wert von Anschaffungskosten und Veräusserungswert behandelt Vorratskonten im Kontenrahmen.
Diebstahl und Versicherung
Bei grösseren Diebstählen ist ein Polizeirapport nötig, damit die Versicherung zahlen kann. Die Versicherungsleistung wird getrennt vom Verlust gebucht, siehe Versicherungserstattungen. Kleindiebstahl im Laden ist dagegen meist nicht versichert und bleibt im Schwund.
MWST
Für zerstörte, verdorbene oder gestohlene Ware muss die Vorsteuer in der Regel nicht korrigiert werden, weil die Ware für unternehmerische Zwecke bestimmt war. Anders bei Ware, die verschenkt oder privat entnommen wird: Hier ist der Eigenverbrauch zu prüfen. Werden unverkäufliche Lebensmittel an eine Hilfsorganisation abgegeben, lohnt sich ein Blick in die Praxis der ESTV.
Kennzahl Schwundquote
Schwund in Prozent des Warenumsatzes ist eine einfache Kennzahl. Steigt sie über mehrere Monate, ist das ein Signal für Probleme bei Wareneingang, Lagerung oder Kasse. Eine Inventur pro Quartal statt einmal jährlich hilft, die Ursache einzugrenzen.
Wie die Inventur vorbereitet wird, steht unter Inventarlisten digital vorbereiten.