Glasfaseranschluss im Büro, Mobilabos für das Team, eine Cloud-Telefonanlage und das Datenabo für das Tablet im Aussendienst: Die monatlichen Kosten sind einzeln klein, summieren sich aber schnell. Im Schweizer Kontenrahmen KMU gehören sie in die Gruppe 6500 Verwaltungsaufwand.
Kontierung
| Kosten | Konto |
|---|---|
| Festnetz, Mobilabos, Internetanschluss | 6500, Unterkonto z. B. 6510 «Telefon und Internet» |
| Cloud-Telefonie, Videokonferenz-Software | 6570 Informatikaufwand oder 6510, je nach interner Regel |
| Mobiltelefone, Router | 6500 als Kleinanschaffung oder 1520 bei Aktivierung |
| Porti und Versand | 6500, Unterkonto «Porti» |
| Domain und Hosting der Website | 6570 Informatikaufwand |
Die Unterkontonummer ist frei wählbar; wichtig ist, dass sie in der Gruppe 65 bleibt.
MWST
Schweizer Telekomanbieter stellen den Normalsatz von 8,1 % in Rechnung. Die Vorsteuer gehört auf 1171 Vorsteuer MWST Investitionen, übriger Betriebsaufwand. Bei Gerätekäufen auf Raten über das Abo ist zu prüfen, ob der Anbieter Gerät und Dienst getrennt ausweist.
Bezieht das Unternehmen Telefonie- oder Konferenzdienste von einem ausländischen Anbieter ohne Schweizer MWST, ist die Bezugsteuer zu prüfen.
Geschäftshandy mit Privatnutzung
Viele Arbeitgeber stellen Handys mit Abo zur Verfügung, die auch privat genutzt werden dürfen. Für die Lohnadministration ist zu klären, ob dabei ein geldwerter Vorteil entsteht, der im Lohnausweis zu deklarieren ist. Die Regeln dazu stehen in der Wegleitung, die über die ESTV-Seite zum Lohnausweis verfügbar ist.
Zahlt der Arbeitgeber stattdessen eine Pauschale an das private Abo der Mitarbeitenden, ist das eine Spesenvergütung, die im Spesenreglement geregelt sein sollte. Sie gehört auf das Spesenkonto im Personalaufwand.
Einzelfirma
Nutzt die Inhaberin einer Einzelfirma Handy und Internet auch privat, ist ein Privatanteil auszuscheiden: 2850 Privat an 6510, mit MWST-Korrektur bei der effektiven Methode.
Kosten im Griff
- Abos jährlich vergleichen; Geschäftskundenangebote ändern sich oft
- nicht genutzte SIM-Karten kündigen
- Roaming-Optionen für Mitarbeitende mit Auslandreisen festlegen
Wie IT-Abos generell geführt werden, steht unter Software und Abonnements. Die Spesenseite beschreibt Mitarbeiterauslagen im Kontenrahmen.