Bevor ein Auftrag unterschrieben ist, investieren Schweizer KMU oft viel: Offerten für öffentliche Ausschreibungen, Pitch-Präsentationen, Muster, Rechtsberatung für den Vertrag oder Erfolgsprovisionen an Vermittler. Die Frage ist, ob diese Vertragsanbahnungskosten sofort Aufwand sind oder mit dem Auftrag verteilt werden dürfen.
Grundsatz nach OR
Das Obligationenrecht erlaubt eine Aktivierung nur, wenn ein Vermögenswert entsteht, über den das Unternehmen verfügen kann und der einen künftigen Nutzen bringt. Offertkosten erfüllen das in der Regel nicht, weil unsicher ist, ob der Auftrag kommt. Sie sind deshalb Aufwand der Periode.
| Kosten | Konto |
|---|---|
| Personalaufwand für Offerten | 5000, keine Umbuchung |
| Externe Berater, Architekten, Ingenieure für die Offerte | 4400 oder 6500, Unterkonto «Akquisition» |
| Muster, Prototypen | 4000 bzw. 6600 |
| Reise zu Kundenterminen | Reisespesen |
| Erfolgsprovision an Vermittler | Vertriebsprovision, siehe unten |
Öffentliche Ausschreibungen
Wer bei Bund, Kantonen oder Gemeinden offeriert, findet die Ausschreibungen auf der Plattform simap. Der Aufwand für eine Offerte kann beträchtlich sein. Eine eigene Kostenstelle oder ein Unterkonto «Ausschreibungen» zeigt, wie viel die Akquisition kostet und wie die Erfolgsquote aussieht.
Wann abgegrenzt werden darf
Ist der Vertrag am Bilanzstichtag unterschrieben und sind Kosten entstanden, die direkt der Erfüllung dienen, etwa ein vom Kunden bezahltes Konzept, gehören sie zum Auftrag. Bei langfristigen Aufträgen werden sie in die angefangenen Arbeiten einbezogen, sofern der Kunde sie bezahlt.
Unter IFRS 15 werden zusätzliche Kosten der Vertragserlangung, etwa eine Erfolgsprovision, aktiviert und über die Vertragslaufzeit verteilt. Unter OR und Swiss GAAP FER ist das unüblich.
Erfolgsprovisionen
Erhält ein Vermittler eine Provision, sobald der Vertrag unterschrieben ist, entsteht der Aufwand mit dem Vertragsabschluss. Wird die Provision gestaffelt über die Laufzeit bezahlt, ist der bereits verdiente Teil am Stichtag abzugrenzen. Details zeigt Vertriebsprovisionsabgrenzung.
MWST
Vorsteuern auf Akquisitionskosten sind abziehbar, weil sie im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit anfallen, auch wenn der Auftrag nicht zustande kommt. Ausnahme: Die angestrebte Leistung wäre von der MWST ausgenommen.
Auswertung
Akquisitionskosten pro gewonnenem Auftrag sind eine aussagekräftige Kennzahl für Dienstleister. Mehr dazu im Beitrag Buchhaltung für Agenturen und Projektgeschäft.