Jokainen myyntilasku hakee vastaanottajan tiedot asiakasrekisteristä. Virhe rekisterissä toistuu jokaisessa laskussa: väärä nimi, vanha osoite, puuttuva verkkolaskuosoite. Yritysasiakkaalle se voi tarkoittaa, että lasku ei koskaan saavu kirjanpitoon – eikä sitä siksi makseta.
Perustamisessa tarvittavat tiedot
| Tieto | Miksi | Mistä tarkistetaan |
|---|---|---|
| Virallinen nimi | laskun pakollinen tieto | YTJ |
| Osoite | laskun pakollinen tieto | YTJ, tilaus |
| Y-tunnus | asiakkaan yksilöinti, tarvitaan esimerkiksi käännetyssä verovelvollisuudessa | YTJ |
| ALV-tunniste (EU-asiakkaat) | verottoman yhteisömyynnin ja palvelumyynnin edellytys | VIES |
| Verkkolaskuosoite ja välittäjä | elinkeinonharjoittajalla on oikeus vaatia verkkolasku | asiakas, verkkolaskuosoitteisto |
| Maksuehto | eräpäivä ja perintä | sopimus |
| Viite tai tilausnumero | monet asiakkaat vaativat laskulle | tilaus |
| Laskutuksen yhteyshenkilö | kysymykset ja muistutukset | asiakas |
Kuluttaja-asiakkaasta riittävät nimi ja osoite. Älä kerää enempää kuin tarvitset.
Yritystiedot tarkistetaan YTJ-palvelusta. Laskun pakolliset tiedot kerrotaan oppaassa pakolliset tiedot laskussa.
Perustamisen säännöt
- Etsi ensin: onko asiakas jo rekisterissä toisella kirjoitusasulla?
- Tarkista Y-tunnus ja EU-asiakkaan ALV-tunniste, ja tallenna tarkistuksen ajankohta.
- Yksi rooli perustaa asiakkaat; myynti toimittaa tiedot.
- Asiakkaalle perustetaan samalla myyntireskontran kortti.
Asiakasrekisterin siivous
Asiakasrekisteri vanhenee: yritykset muuttavat, vaihtavat nimeään, sulautuvat ja lopettavat. Kiireessä syntyy kaksoiskappaleita. Siivoa rekisteri vähintään kerran vuodessa ja aina ennen ohjelmistovaihdosta.
Kaksoiskappaleet. Lajittele Y-tunnuksen ja nimen mukaan. Kaksi korttia samalla Y-tunnuksella on lähes aina sama asiakas. Yhdistä ohjelmassa niin, että historia jää säilytettävälle kortille.
Yritystiedot. Vertaa nimi, osoite ja tila YTJ:hin. Merkitse lopettaneet ja konkurssiin menneet. Jos konkurssiin menneellä asiakkaalla on avoimia laskuja, valvo saatava pesässä ja arvioi luottotappio.
Verkkolaskuosoitteet. Vanhentunut osoite tarkoittaa, että lasku ei mene perille. Pyydä vahvistus suurimmilta asiakkailta.
Passiiviset asiakkaat. Jos asiakkaalla ei ole ollut laskutusta useaan vuoteen eikä avoimia eriä, kortin voi passivoida. Jos saldo ei ole nolla, selvitä se ensin; ks. asiakkaiden vanhat hyvityssaldot.
Tietosuoja. Kuluttaja-asiakkaiden tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tietosuojasäännösten mukaisesti, mutta kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain ajan.
| Siivouksen mittari | Tavoite |
|---|---|
| yhdistetyt kaksoiskappaleet | dokumentoitu |
| yritysasiakkaat ilman Y-tunnusta | nolla |
| lopettaneet asiakkaat, joilla avoimia eriä | käsitelty |
Toimittajapuolen vastaava työ on oppaassa toimittajan perustaminen ja tietojen tarkistus.