Toimittajatiedot ratkaisevat, minne yrityksen rahat menevät. Yksi yleisimmistä pienyrityksiin kohdistuvista petoksista on väärennetty tilinumeron muutos: oikean toimittajan nimissä tulee sähköposti, jossa ilmoitetaan ”uusi pankkitili”, ja seuraava maksu menee huijareille. Toimittajarekisterin hoito on siis myös turvallisuuskysymys.
Perustamisessa tarkistettavat tiedot
| Tieto | Tarkistus |
|---|---|
| Nimi ja Y-tunnus | YTJ |
| Ennakkoperintärekisteri | YTJ; jos toimittaja ei ole rekisterissä, työkorvauksesta on toimitettava ennakonpidätys |
| ALV-rekisteröinti | YTJ; vaikuttaa siihen, voiko laskussa olla ALV:tä |
| EU-toimittajan ALV-tunniste | VIES |
| Tilinumero (IBAN) | luotettavasta lähteestä, esimerkiksi sopimuksesta, ei pyytämättä tulleesta sähköpostista |
| Maksuehto | tarjous tai sopimus |
| Oletustili ja verokoodi | nopeuttaa kirjaamista |
Tilaajavastuu
Jos yritys käyttää alihankkijoita tai vuokratyövoimaa ja sopimuksen arvo ylittää laissa säädetyn rajan, tilaajavastuulaki edellyttää selvitysten hankkimista sopimuskumppanista (esimerkiksi rekisteritiedot, verojen ja eläkevakuutusten hoito). Rakentamisessa velvoitteet ovat laajemmat. Selvitykset säilytetään.
Kahden henkilön periaate
- Tilaaja pyytää toimittajan perustamista ja liittää tarjouksen tai sopimuksen.
- Kirjanpito tarkistaa yritystiedot.
- Toinen henkilö hyväksyy tilinumeron.
- Ensimmäisen suuren maksun yhteydessä varmistus puhelimella.
Tilinumeron muutos: aina sama menettely
- Älä koskaan muuta tilinumeroa pelkän sähköpostin perusteella.
- Soita toimittajalle ennestään tuttuun numeroon, ei viestissä annettuun.
- Muutoksen hyväksyy eri henkilö kuin sen tallentaja.
- Kirjaa ylös päivä, keskustelukumppani ja saatu asiakirja.
Varoitusmerkkejä ovat kiire, poikkeava kieli, ulkomainen tili ja hieman väärä lähettäjän osoite.
Toimittajarekisterin siivous
Kerran vuodessa ja ennen ohjelmistovaihdosta:
Kaksoiskappaleet. Sama toimittaja kahdesti on tuplamaksujen yleisin syy. Etsi sama Y-tunnus ja sama tilinumero. Kaksi eri toimittajaa samalla tilinumerolla vaatii aina selvityksen.
Passiiviset toimittajat. Jos laskuja ei ole tullut vuosiin eikä saldoa ole, passivoi. Jos saldo on, selvitä ensin; ks. asiakkaiden vanhat hyvityssaldot ja toimittajien debetsaldot.
Rekisteritiedot. Ennakkoperintärekisteröinti ja yrityksen tila YTJ:stä uudelleen. Lopettaneet ja konkurssiin menneet merkitään.
Tilinumeromuutosten loki. Vuoden aikana muutetut tilinumerot ja kunkin muutoksen varmistus.
| Tarkistus | Tavoite |
|---|---|
| toimittajat samalla tilinumerolla | selitetty |
| tilinumeromuutokset ilman varmistusta | ei yhtään |
| aktiiviset toimittajat ilman ennakkoperintärekisteröintiä, joille maksetaan työkorvauksia | pidätykset hoidettu |
Ostolaskujen käsittelyketju on oppaassa ostojen ja kulujen hyväksyntäprosessi; toimittajatietojen tarkistus käyttöönotossa artikkelissa toimittajarekisterin validointi käyttöönotossa.