Myyntireskontrassa asiakkaan saldon pitäisi olla debet-puolella (asiakas on velkaa) ja ostoreskontrassa toimittajan saldon kredit-puolella (yritys on velkaa). Kun etumerkki on toisin päin ja saldo vanhenee kuukausi kuukaudelta, taustalla on lähes aina tuplamaksu, käyttämätön hyvitys tai kirjausvirhe.
Asiakkaat kredit-saldolla
| Syy | Toimenpide |
|---|---|
| Asiakas maksoi laskun kahdesti | palauta tai kuittaa seuraavaan laskuun asiakkaan kanssa sopien |
| Hyvityslasku jäi käyttämättä | palauta tai kuittaa |
| Ennakkoa ei vähennetty loppulaskulta | korjaa kohdistus |
| Maksu kirjattu väärälle asiakkaalle | siirrä oikealle |
| Pieni pyöristysero | kirjaa pois sovitun rajan alittaessa |
Asiakkaan liikamaksu kuuluu asiakkaalle. Se ei muutu tuotoksi, vaikka asiakas ei ottaisi yhteyttä. Saldon voi kirjata tuotoksi vasta, kun palautusyritykset on dokumentoitu ja saatava on vanhentunut; sovi tästä tilitoimiston kanssa.
Palautus 180 €: myyntisaamiset (asiakas) debet, pankkitili kredit. Ks. palautukset asiakkaille kirjanpidossa.
Toimittajien debetsaldot
Toimittaja debet-saldolla tarkoittaa, että yritys on maksanut enemmän kuin laskuja on kirjattu – sillä on saaminen toimittajalta.
| Syy | Toimenpide |
|---|---|
| Lasku maksettu kahdesti | pyydä palautus tai kirjallinen kuittaus seuraavaan laskuun |
| Hyvityslasku saatu, ei käytetty | kuittaa seuraavaan laskuun tai pyydä palautus |
| Ennakko maksettu, loppulasku kirjaamatta | pyydä lasku ja kirjaa |
| Lasku puuttuu kirjanpidosta | hanki tosite ja kirjaa (ALV vähennetään vasta laskulla) |
| Maksu väärälle saajalle | tarkista heti, mahdollinen petos |
Toimittajalta saatu hyvityslasku pienentää vähennettävää arvonlisäveroa sillä kaudella, jolla se saadaan, vaikka raha ei olisi vielä palannut.
Esittäminen tilinpäätöksessä
Kredit-saldoisia asiakkaita ja debet-saldoisia toimittajia ei pidä netottaa muiden kanssa. Olennaiset saldot siirretään tilinpäätöksessä: asiakkaiden kredit-saldot muihin velkoihin ja toimittajien debet-saldot muihin saamisiin. Jos toimittaja on konkurssissa, saamisen arvo on arvioitava.
Selvitystyö
- Suodata reskontrat ”väärän” etumerkin mukaan.
- Etsi jokaiselle saldolle alkuperäinen vienti ja syy.
- Toimi: maksa, peri, siirrä, hanki tosite.
- Dokumentoi selittämättömät jäännökset ja päätä niistä tilitoimiston kanssa.
Ehkäisy: kohdista suoritukset viikoittain, tarkista tuplat ennen maksuajoa (kaksinkertaiset laskut ja tuplamaksut) ja täsmäytä isojen toimittajien saldot (toimittajasaldojen täsmäytys).