Pääkirjassa käyttöomaisuus näkyy muutamana summana. Niiden takana on kymmeniä tai satoja koneita, laitteita, ajoneuvoja ja ohjelmistoja. Käyttöomaisuusrekisteri – kirjanpitoasetuksen termein käyttöomaisuuskirjanpito – on silta näiden välillä. Ilman sitä poistoja ei voi laskea oikein, myytyä hyödykettä ei voi poistaa taseesta, eikä tase-erittelyä voi laatia.
Tiedot hyödykettä kohden
| Kenttä | Esimerkki |
|---|---|
| Tunnus | KO-2026-014 |
| Kuvaus | kannettava tietokone, projektipäällikkö |
| Tase-erä / tili | koneet ja kalusto |
| Toimittaja ja laskun numero | Laitekauppa Oy, 55821 |
| Hankinta- ja käyttöönottopäivä | 12.3. |
| Hankintameno | 1 380 € |
| Poistomenetelmä ja -aika | tasapoisto 3 v tai menojäännös 25 % |
| Tilikauden poisto, kertyneet poistot, jäljellä oleva hankintameno | |
| Sijainti ja käyttäjä | Tampereen toimisto, M. Lahtinen |
| Luovutus (päivä, tapa, hinta) |
Menojäännös ja yksittäiset hyödykkeet
Verotuksessa koneiden ja kaluston poistot tehdään yleensä menojäännöksestä koko ryhmälle. Silti yksittäisten hyödykkeiden kirjaaminen kannattaa: se kertoo, mitä yrityksellä on, ja helpottaa luovutusten käsittelyä. Rekisterissä voi pitää sekä ryhmän menojäännöksen että hyödykekohtaisen luettelon.
Täsmäytys pääkirjaan
- Rekisterin hankintamenot ja kirjanpitoarvot ryhmittäin = pääkirjan tilit.
- Tilikauden poistot rekisterissä = poistotilit tuloslaskelmassa.
- Tilikauden lisäykset = ostolaskut, jotka on kirjattu käyttöomaisuuteen.
Vuosittainen inventointi
Kerran vuodessa tarkistetaan, että rekisterin hyödykkeet ovat yhä olemassa ja käytössä. Tarroilla merkityt laitteet käydään pienessä yrityksessä läpi nopeasti. Puuttuvat, rikkoutuneet ja myydyt hyödykkeet kirjataan luovutuksina; ks. käyttöomaisuuden myynnit ja käytöstä poistot.
Tase-erittely
Tilinpäätöksessä käyttöomaisuuden tase-erittely kootaan rekisteristä. Se säilytetään kirjanpitolain mukaan 10 vuotta. Pienhankintoina kuluksi kirjatut laitteet voi pitää rekisterissä erillisenä luettelona, jotta henkilöstölle annetut laitteet palautuvat työsuhteen päättyessä.
Taulukko vai ohjelma?
Muutamalle kymmenelle hyödykkeelle taulukko riittää, kunhan jokaisen vuoden versio jäädytetään. Kun hyödykkeitä on enemmän tai käsittelijöitä useita, kirjanpito-ohjelman käyttöomaisuusmoduuli laskee poistot ja tekee viennit.
Aktivoinnin periaatteet: aktivointiperiaatteet käyttöomaisuudelle; poistot: poistot tilikartassa.