Kirjanpitoaineiston säilyttämisestä säädetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ssä. Säännöt ovat selkeät, mutta käytännön toteutus – sähköiset tositteet, verkkolaskut, ohjelmistovaihdot – vaatii suunnittelua.
Säilytysajat
| Aineisto | Säilytysaika |
|---|---|
| Tilinpäätös ja toimintakertomus | 10 vuotta tilikauden päättymisestä |
| Päivä- ja pääkirja, tase-erittelyt, tilikartta ja luettelo kirjanpidoista | 10 vuotta |
| Tositteet (laskut, kuitit, tiliotteet, muistiotositteet) | 6 vuotta sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi |
| Muu kirjanpitoaineisto (esimerkiksi kirjeenvaihto liiketapahtumista) | 6 vuotta |
Säilytysaika lasketaan tilikauden päättymisvuoden lopusta. Kalenterivuoden 2026 tilikauden tositteet saa siis hävittää aikaisintaan 2032 lopun jälkeen. Laki on luettavissa Finlexissä.
Verotuksen kannalta aineistoa voidaan tarvita pidempään, jos verotusta oikaistaan tai asia on kesken; älä hävitä aineistoa, joka liittyy avoimeen asiaan.
Sähköinen arkistointi
Aineisto saa olla sähköisessä muodossa, kun:
- se voidaan tulostaa tai esittää luettavassa muodossa koko säilytysajan;
- tositteiden ja kirjausten kirjausketju säilyy;
- aineisto on suojattu muutoksilta ja katoamiselta;
- se on käytettävissä Suomessa (tai tietyin edellytyksin toisessa EU-maassa) tarkastusta varten.
Paperitositteet saa skannata ja hävittää, kun nämä ehdot täyttyvät.
Verkkolaskut ja kassajärjestelmä
- Verkkolasku säilytetään sähköisessä muodossaan; tulostettu kopio ei korvaa sitä.
- Kassajärjestelmän päivä- ja kuukausiraportit ovat tositteita, ja niiden on oltava muuttumattomia.
- Pankin tiliotteet kannattaa ladata ja tallentaa, koska verkkopankki ei välttämättä näytä niitä kymmentä vuotta.
Järjestys
- Arkisto tilikausittain, lukitaan tilinpäätöksen jälkeen.
- Kaksi varmuuskopiota eri paikoissa.
- Käyttöoikeudet niin, ettei kukaan voi poistaa jälkiä jättämättä.
- Hävityssuunnitelma: mitkä vuodet voi hävittää milloin.
Ohjelmistovaihto
Kun kirjanpito-ohjelma vaihtuu, vanhan järjestelmän aineiston on oltava luettavissa säilytysajan loppuun: lukuoikeus tai täydellinen vienti (pää- ja päiväkirja, tase-erittelyt, tositteet). Varmista tämä ennen vanhan sopimuksen päättymistä; ks. avaavat saldot järjestelmää vaihdettaessa.
Tositteiden nimeäminen ja kansiot: tositteiden nimeäminen ja kansiorakenne.