Kirjanpitolaki edellyttää, että kirjausketju voidaan todeta vaivattomasti tositteesta kirjanpitoon ja takaisin. Käytännössä jokaisen viennin tosite on löydyttävä nopeasti. Selkeä nimeäminen ja kansiorakenne riittävät, vaikka erillistä dokumenttienhallintaa ei olisi.
Nimeämiskäytäntö
VVVV-KK-PP_Osapuoli_Laji_Numero.pdf
| Esimerkki | Merkitys |
|---|---|
| 2026-03-04_Operaattori_OL_88123.pdf | ostolasku 4.3. |
| 2026-03-31_AsiakasOy_ML_2026-0142.pdf | myyntilasku 2026-0142 |
| 2026-03-31_Pankki_TO_03.pdf | tiliote, maaliskuu |
| 2026-03-18_Virtanen_ML-matka_03.pdf | matkalasku, Virtanen |
| 2026-03-31_Kassa_PR_03.pdf | kassajärjestelmän päiväraportit, maaliskuu |
Säännöt:
- päiväys ensin muodossa vuosi-kuukausi-päivä, jolloin tiedostot järjestyvät aikajärjestykseen;
- lyhyet, kiinteät tositelajit: ML (myyntilasku), OL (ostolasku), HL (hyvityslasku), TO (tiliote), MT (muistiotosite), SO (sopimus);
- ei välilyöntejä eikä ääkkösiä tiedostonimissä.
Kansiorakenne
Kirjanpito/
2026/
01_Ostolaskut/
02_Myyntilaskut/
03_Pankki/
04_Kassa/
05_Palkat/
06_Verot/
07_Tilinpaatos/
Pysyvat/
yhtiöjärjestys, vuokrasopimus, lainasopimukset, vakuutukset
Pysyvät-kansio sisältää asiakirjat, jotka ovat voimassa useita vuosia; sitä ei luoda joka vuosi uudelleen.
Tositteen ja viennin yhteys
Paras tapa on liittää tosite suoraan vientiin kirjanpito-ohjelmassa ja merkitä tositenumero vientiin. Silloin jokaisesta viennistä pääsee tositteeseen ja jokaisesta tositteesta vientiin – juuri sitä kysytään tarkastuksessa. Verkkolaskut tallentuvat ohjelmaan yleensä automaattisesti, kunhan laskut tulevat oikeaan osoitteeseen.
Säilytys
Kirjanpitolain mukaan tositteet säilytetään 6 vuotta ja tilinpäätös, kirjanpidot ja tase-erittelyt 10 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta; ks. kirjanpitoaineiston arkistointi.
Yleisiä virheitä
- Tiedostonimet kuten ”IMG_0012.pdf”.
- Kuitit vain sähköpostissa tai puhelimessa.
- Kansiot henkilöittäin tositelajien sijaan.
- Suljetun tilikauden kansioita muokataan jälkikäteen.
Tositteiden hoito arjessa: tositteet ja kuitit kirjanpidossa.