Kirjanpito-ohjelman vaihtuessa vanhat luvut on siirrettävä uuteen. Yksinkertaiselta kuulostava vienti ratkaisee seuraavien vuosien laadun: avaussaldon virhe kulkee mukana jokaisessa raportissa.
Vaihtopäivä
| Vaihtoehto | Hyödyt | Haitat |
|---|---|---|
| Tilikauden alku | yksi selkeä avaustase, edellinen tilinpäätös valmis | vaihto vain vuodenvaihteessa |
| Kuukauden alku kesken vuoden | nopea aloitus | myös tilikauden kertyneet tuloslaskelmatilit on siirrettävä |
Tilikauden vaihde on turvallisin. Jos vaihdetaan kesken vuoden, siirrä vaihtopäivän koko saldoluettelo, myös tuloslaskelman tilit, jotta uudessa ohjelmassa on koko vuoden tuloslaskelma.
Mitä siirretään
- Tasetilien avaavat saldot avausvientinä.
- Avoimet erät myynti- ja ostoreskontrasta: laskunumero, päiväys, eräpäivä, summa, viitenumero. Pelkät asiakaskohtaiset saldot eivät riitä, koska tulevia maksuja ei voi kohdistaa.
- Käyttöomaisuusrekisteri: hankintapäivä, hankintameno, kertyneet poistot, poistomenetelmä ja jäljellä oleva aika.
- Perustiedot: tilikartta, ALV-koodit, asiakkaat, toimittajat, kustannuspaikat.
- Maksuperusteisessa arvonlisäverotuksessa avoimien laskujen vero, joka ilmoitetaan vasta maksun saamisen kaudella.
Täsmäytys ennen ensimmäistä kirjausta
| Tarkistus | Odotettu tulos |
|---|---|
| Avausviennin debet = kredit | kyllä |
| Jokainen tili = vanhan järjestelmän saldo | kyllä |
| Myyntireskontran avoimet erät = myyntisaamiset | kyllä |
| Ostoreskontran avoimet erät = ostovelat | kyllä |
| Käyttöomaisuusrekisteri = käyttöomaisuustilit | kyllä |
| Pankkitilit = tiliotteet vaihtopäivänä | kyllä |
Kirjaaminen uudessa järjestelmässä aloitetaan vasta, kun kaikki täsmää. Pyydä tilitoimistoa kuittaamaan siirto.
Siivoa ennen siirtoa
Vaihto on hyvä hetki jättää vanhat ongelmat taakse: yhdistä asiakas- ja toimittajakaksoiskappaleet, jätä käyttämättömät tilit siirtämättä, selvitä toimittajien debet-saldot. Ks. tilikartan siivous ja massatuonti ja alkusaldot.
Vanha aineisto
Kirjanpitolain säilytysajat koskevat myös vanhaa järjestelmää: tilinpäätös, tase-erittelyt ja tilikohtainen kirjanpito 10 vuotta, tositteet 6 vuotta. Jos vanha ohjelma suljetaan, tarvitaan täydellinen vienti luettavassa muodossa. Varmista tämä ennen vanhan sopimuksen irtisanomista; ks. kirjanpitoaineiston arkistointi.
Hankkeen kokonaisuus: kirjanpitojärjestelmän vaihto ilman kaaosta.