Kuukausisulku on hyödyllinen vasta, kun joku lukee luvut ja niistä seuraa jotain. Pienessä yrityksessä lukija on yrittäjä tai toimitusjohtaja, usein yhdessä kirjanpitäjän tai tilitoimiston kanssa. Kiinteä kuukausikatsaus muuttaa pakollisen kirjanpidon johtamisen välineeksi.
Luovutus
Ennen palaveria kirjanpitäjä tai tilitoimisto toimittaa lyhyen paketin – 2–4 sivua, ei koko saldoluetteloa:
| Aineisto | Sisältö |
|---|---|
| Kuukauden yhteenveto | liikevaihto, kate, henkilöstökulut, liiketulos, pankkisaldo; vertailu edelliseen kuukauteen ja edellisen vuoden samaan kuukauteen |
| Avoimet myyntisaamiset | myöhässä olevat asiakkaat, riidat |
| Erääntyvät maksut | toimittajat, verotili, työeläkevakuutukset tulevilta viikoilta |
| Kassaennuste | 4–8 viikkoa |
| Avoimien kysymysten lista | asiat, joita kirjanpitäjä ei voi ratkaista yksin |
Avoimien kysymysten lista on luovutuksen ydin. Tyypillisiä kohtia:
- puuttuvat tositteet: korttiostot ilman kuittia, käteiskulut ilman tositetta;
- kirjausratkaisut: onko meno yksityinen vai yrityksen? Kuuluuko laite käyttöomaisuuteen?
- päätökset: suljetaanko myöhässä maksavan asiakkaan toimitukset? Kirjataanko saatava epävarmaksi? Hyväksytäänkö maksusuunnitelma?
- tiedot, jotka vain yrittäjällä on: uudet sopimukset, suunnitellut investoinnit, henkilöstömuutokset, vireillä olevat riidat.
Yrittäjä sitoutuu vastaamaan sovittuun päivään mennessä, mieluiten jo palaverissa. Kysymys, joka on ollut auki kaksi kuukautta, nousee seuraavan listan kärkeen.
Tunnin asialista
- Kuukauden luvut (15 min): mikä muuttui ja miksi?
- Kassa (10 min): riittävätkö rahat? Mitä siirretään tai nopeutetaan?
- Asiakkaat (10 min): rästit, muistutusvaiheet, riskit.
- Avoimet kysymykset (15 min): vastaukset ja päätökset.
- Määräajat (10 min): ALV, työnantajasuoritukset, ennakkoverot, tilinpäätöksen vaiheet.
Poikkeamat, ei rivi riviltä
Sen sijaan että käydään läpi jokainen rivi, keskitytään olennaisiin poikkeamiin: kate kolme prosenttiyksikköä edellisvuotta alempi, alihankinnat kaksinkertaistuneet, iso asiakas maksaa nyt 70 päivässä 30 sijaan. Jokainen olennainen poikkeama saa selityksen ja tarvittaessa toimenpiteen; menetelmä on oppaassa poikkeama-analyysi kuukausisulun jälkeen.
Muistio
Kolme saraketta riittää: päätös, vastuuhenkilö, aikataulu. Muistio on seuraavan palaverin lähtökohta ja auttaa myöhemmin, kun joku kysyy, miksi saatava kirjattiin luottotappioksi.
Kuukauden tunnusluvut: yksinkertaiset tunnusluvut kirjanpidosta; itse sulku: kuukausisulku pienyritykselle.