Toistuvaa laskutusta tekevät yritykset – vuokranantajat, kuntosalit, ohjelmistopalvelut, huoltosopimukset – keräävät maksuja usein automaattisesti: suoramaksulla, e-laskun automaattimaksulla tai tallennetulla kortilla. Osa maksuista palautuu tai epäonnistuu. Kirjanpidossa jo kirjattu suoritus on silloin peruttava.
Tyypillisiä syitä
| Syy | Seuraava askel |
|---|---|
| Tilillä ei katetta | ilmoita asiakkaalle, sovi uusi päivä |
| Tili lopetettu | pyydä uudet maksutiedot ja uusi valtuutus |
| Asiakas perui maksun pankissa | selvitä: reklamaatio vai vahinko? |
| Kortti vanhentunut | pyydä päivittämään kortti |
| Valtuutus puuttuu tai on virheellinen | hanki valtuutus ennen uutta veloitusta |
Kirjaus
Suoritus 240 € kirjattiin 5. päivänä ja kohdistettiin laskulle. Se palautuu 9. päivänä, ja pankki veloittaa 6 € kulun.
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Myyntisaamiset (asiakas) | 240 | |
| Pankkikulut | 6 | |
| Pankkitili | 246 |
Tärkeää: pura kohdistus myyntireskontrassa. Vasta silloin lasku palaa avoimiin eriin ja maksumuistutusten piiriin. Yleinen virhe on kirjata vain pankki: asiakas näyttää maksaneelta, vaikka ei ole.
Kulujen veloittaminen asiakkaalta
Voiko palautuskulun periä asiakkaalta, riippuu sopimusehdoista ja kuluttaja-asiakkailla kuluttajansuojasta. Sovi asiasta etukäteen sopimuksessa. Kulujen korvaus ei yleensä ole arvonlisäverollista myyntiä, koska se ei ole vastike suoritteesta; tarkista käsittely tilanteen mukaan.
Jatkotoimet
- Ilmoita asiakkaalle nopeasti ja kerro syy.
- Sovi uusi veloituspäivä tai tilisiirto.
- Toisen palautuksen jälkeen siirry tavalliseen laskutukseen ja muistutukseen; ks. reskontran seuranta ja maksumuistutukset.
- Tilauspalveluissa noudata sopimuksen ehtoja palvelun keskeyttämisestä.
Ehkäisy
- Valtuutukset ja asiakkaan maksutiedot ajan tasalla.
- Ennakkoilmoitus veloituksesta sovitussa ajassa.
- Palautusten osuuden seuranta kuukausittain.
Yrityksen omien toistuvien maksujen hallinnasta kerrotaan oppaassa suoraveloitukset ja toistuvat maksut.