Vuokra, leasing, vakuutukset, puhelin, ohjelmistot, sähkö: suuri osa pienyrityksen menoista lähtee tililtä automaattisesti – SEPA-suoraveloituksena, e-laskun automaattimaksuna tai yrityskortille. Kätevää, mutta helposti näkymätöntä.
Veloitustavat
| Suoraveloitus | E-laskun automaattimaksu | Korttiveloitus | |
|---|---|---|---|
| Kuka käynnistää | laskuttaja | pankki laskun perusteella | myyjä |
| Peruste | valtuutus | e-laskusopimus | kortin tallennus |
| Lopetus | valtuutuksen peruutus ja sopimuksen irtisanominen | sopimuksen peruutus | kortin poisto ja irtisanominen |
Tositteet
Ilman laskua ei ole ALV-vähennystä eikä kunnollista kirjausta:
- Kuukausilaskut (puhelin, ohjelmistot) ovat usein ladattavissa palveluntarjoajan portaalista; sovi kiinteä latausrytmi tai ohjaa laskut kirjanpidon vastaanottoon.
- Maksuohjelmat (vuokra, leasing) kelpaavat tositteeksi kaikille niissä mainituille erille, kun niissä on laskun tiedot. Tallenna ne kerran ja yhdistä jokaiseen maksuun.
- Vakuutusmaksuissa on vakuutusmaksuvero, ei arvonlisäveroa.
Kirjaus säännöillä
Toistuville veloituksille kannattaa luoda pankkisyötteen sääntö: saaja → vastatili, ALV-koodi, toimittaja. Lasku liitetään vientiin. Vaihtelevat summat pitää silti jonkun nähdä: puhelinlaskun äkillinen kaksinkertaistuminen ei saa mennä läpi huomaamatta. Ks. pankkisyötteen tapahtumien kohdistus.
Neljännesvuositarkistus
| Saaja | Mitä | €/kk | Tarpeen? | Vastuu |
|---|---|---|---|---|
| Ohjelmistotoimittaja A | 6 lisenssiä | 120 | 4 käytössä | toimisto |
| Operaattori B | vanhan varaston liittymä | 32 | ei, irtisano | yrittäjä |
Kolmen kuukauden tiliotteista lista syntyy tunnissa – ja maksaa itsensä lähes aina takaisin.
Tuntematon tai virheellinen veloitus
Valtuutetun SEPA-suoraveloituksen palautusta voi pyytää omasta pankista kahdeksan viikon kuluessa veloituksesta; valtuuttamattomassa veloituksessa aikaa on enemmän. Yritysten välisessä B2B-suoraveloituksessa palautusoikeutta ei ole, joten B2B-valtuutukset kannattaa antaa harkiten. Tuntematon veloitus kirjataan ensin selvittelytilille ja selvitetään heti.
Asiakkaiden veloitusten epäonnistumiset käsitellään oppaassa palautuneet maksut ja epäonnistuneet veloitukset; toistuvat viennit oppaassa toistuvat viennit kirjanpidossa.