Palkat ilmoitetaan tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivästä, ja ennakonpidätykset sekä sairausvakuutusmaksut maksetaan verotilille seuraavan kuukauden 12. päivänä. Virheet korjataan jälkikäteen korvaavilla ilmoituksilla – työlästä ja altis uusille virheille. Lyhyt täsmäytys ennen ilmoittamista on halvempi.
1. Henkilöstö
- Kuukauden aloittaneet ja lopettaneet ovat mukana oikein päivämäärin.
- Palkanmuutokset, työaikamuutokset ja uudet verokortit on päivitetty.
- Sairauspoissaolot, lomat ja palkattomat vapaat on huomioitu.
- Ylityöt, lisät, bonukset ja luontoisedut on toimitettu palkanlaskentaan.
2. Palkkalaskelmat kirjanpitoa vastaan
| Erä | Palkkayhteenveto | Kirjanpito |
|---|---|---|
| Bruttopalkat | 38 400 | palkkatilit 38 400 |
| Lomarahat | 0 | 0 |
| Ennakonpidätykset | 8 900 | ennakonpidätysvelka 8 900 |
| Työnantajan sairausvakuutusmaksu | 700 | sotuvelka 700 |
| TyEL (työnantajan osuus) | 6 600 | eläkekulut 6 600 |
| Nettopalkat | 26 900 | nettopalkkavelka 26 900 |
Jos palkka-aineisto siirtyy automaattisesti, tarkista erityisesti uudet palkkalajit (ensimmäinen bonus, lomakorvaus työsuhteen päättyessä). Ilman tilivastaavuutta ne päätyvät selvittelytilille.
3. Vertailu edelliseen kuukauteen
Vertaa jokaisen työntekijän brutto- ja nettopalkkaa edelliseen kuukauteen. Jokaiselle merkittävälle muutokselle on löydyttävä syy: korotus, ylityöt, poissaolo, lomaraha. Selittämätön ero on lähes aina syöttövirhe.
4. Maksunsaajat
| Saaja | Erät | Tarkistus |
|---|---|---|
| Verohallinto | ennakonpidätykset, sairausvakuutusmaksu | ilmoitettu tulorekisteriin, maksettu verotilille |
| Työeläkevakuutusyhtiö | TyEL | lasku = TyEL-velka |
| Työllisyysrahasto | työttömyysvakuutusmaksu | lasku = velka |
| Työntekijät | nettopalkat | pankin maksuaineisto = palkkalista |
Määräajat ja korjausohjeet ovat tulorekisterin sivuilla.
Vuoden lopussa
Kun kuukaudet on täsmäytetty, vuoden palkkasummat ja tulorekisterin tiedot ovat yhtä. Tulorekisteriin tehdyt korjaukset kannattaa merkitä myös kirjanpidon selitteisiin, jotta ne löytyvät myöhemmin; ks. tulorekisterivirheiden korjaus.
Tilit esitellään sivuilla palkat tilikartassa ja palkkavelat ja sivukulut tilikartassa.