Kululajikohtaisessa tuloslaskelmassa henkilöstökulut jaetaan palkkoihin ja palkkioihin sekä henkilösivukuluihin. Tilikartassa palkkoja varten on yleensä useampi tili, jotta palkkakustannusten rakenne näkyy.
Palkkatilit
| Tili (esimerkki) | Sisältö |
|---|---|
| Palkat | kuukausi- ja tuntipalkat |
| Lomapalkat | lomajakson palkka |
| Lomarahat | lomaraha, jos työehtosopimus sitä edellyttää |
| Lisät ja ylityökorvaukset | ilta-, viikonloppu- ja ylityölisät |
| Bonukset ja tulospalkkiot | |
| Hallituksen ja johdon palkkiot | |
| Luontoisedut | kirjanpidollinen vastakirjaus palkkoihin; ks. alla |
Erittely auttaa ymmärtämään, miksi palkkakulut nousevat: korotus, ylityöt vai loma-ajan palkat.
Palkka-ajon vienti
Työntekijän bruttopalkka 3 200 € kuukaudessa (luvut esimerkinomaisia):
| Tili | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Palkat | 3 200 | |
| Ennakonpidätysvelka | pidätys verokortin mukaan | |
| Työntekijän TyEL- ja työttömyysvakuutusmaksu (velka) | työntekijän osuus | |
| Nettopalkkavelka | maksettava määrä |
Työnantajan omat maksut (sosiaaliturvamaksu, TyEL, työttömyysvakuutus, tapaturmavakuutus) kirjataan henkilösivukuluihin; ks. palkkavelat ja sivukulut tilikartassa. Prosentit muuttuvat vuosittain, ja ne tulevat palkanlaskennasta.
Tulorekisteri
Palkat ilmoitetaan tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivästä. Kirjanpidon palkkatilien summa kuukaudessa ja tulorekisteriin ilmoitetut palkat on syytä täsmäyttää kuukausittain; ks. palkkojen täsmäytys ennen ilmoittamista.
Luontoisedut
Esimerkiksi autoedusta tai puhelinedusta ei makseta rahaa, mutta etu on verotettavaa palkkaa ja ilmoitetaan tulorekisteriin. Kirjanpidossa etu voidaan kirjata palkkoihin ja vastaavasti vähentää samalla summalla luontoisetujen vastatilillä, jotta kustannus ei tule kahteen kertaan. Käytäntö on kuvattu oppaassa luontoisetujen kirjaus.
Mitä palkkatileille ei kirjata
- Kilometrikorvaukset ja päivärahat: ne ovat matkakuluja, ei palkkaa.
- Yrittäjän nostot toiminimestä: yksityisottoja, ei palkkaa.
- Ostetut henkilöstöpalvelut (vuokratyövoima): ulkopuolisia palveluja tai liiketoiminnan muita kuluja.
Osakeperusteiset palkkiot
Henkilöstöoptiot ja osakepalkkiot ovat palkkaa, kun ne toteutuvat: verotettava etu syntyy yleensä option käyttöhetkellä tai osakkeiden saantihetkellä, ja siitä toimitetaan ennakonpidätys ja ilmoitus Tulorekisteriin kuten muustakin palkasta. Suomalaisessa tilinpäätöksessä optioiden myöntämisestä ei yleensä kirjata kulua, mutta järjestelyt kerrotaan liitetiedoissa. Toteutushetken kirjaukset ja sivukulut kannattaa sopia kirjanpitäjän kanssa ennen järjestelyn käynnistämistä.
Tilinpäätöksessä
Ansaitut mutta pitämättömät lomat kirjataan lomapalkkavelkana sivukuluineen. Kuukausittainen jaksotus tekee tästä helpon; ks. palkkajaksotukset kuukauden lopussa.